Tarea

MANUAL DE CORRESPONDENCIA

1 OBJETIVO
El presente manual complementario, tiene como principal objetivo normar el manejo de la
correspondencia recibida y despachada a nivel nacional, para un adecuado control de la misma.
2 ALCANCE
Oficinas a nivel nacional, personal encargado de recibir y digitalizar la correspondencia, todo el
personal al momento de generar correspondencia o comunicacionesinternas.
3 RESPONSABILIDADES
Son responsables del funcionamiento y cumplimiento del presente instructivo, la Asistente de
Vicepresidencia Ejecutiva, asistentes de gerencia y todo el personal de las oficinas a nivel
nacional, vinculado a las áreas de recepción, despacho y archivo de correspondencia.
DEFINICIÓN DE MANUAL DE CORRESPONDENCIA
Es mediante el cual se definen las pautas deorganización de archivos y correspondencia para las empresas.
MISIÓN DEL MANUAL DE CORRESPONDENCIA
Gestionar los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.
FUNCIONES DEL MANUAL DECORRESPONDENCIA
- Dar las pautas para la organización del archivo de una empresa
.- Control de Ingreso de la Documentación.
- Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).
- Conservación.
- Servicio y Control de Préstamo de los documentos.
- Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.
PARTES DEL MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
1. INTRODUCCIÓN: enla cual se indica al lector en forma general la razón de ser del documento que tiene ante sí.
2. OBJETIVOS: se resumen los fines que persigue el manual (generales y/o específicos)
3. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD: en lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones.
4. CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE LOS DOCUMENTOS QUE ELABORA LA ENTIDAD,COMUNICACIONES EXTERNAS: cartas, télex; comunicaciones internas: memorandos, circulares, notas de tramitación, etc.
5. DEFINICIÓN DEL CONCEPTO CORRESPONDENCIA Y SUS CLASIFICACIONES: institucional, personal, confidencial.- Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país.
- Información sobre losniveles jerárquicos con autoridad para la firma de los documentos.- Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.
- Manejo, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos recibidos por estesistema- Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo “personal” de los funcionarios.
- Definición del concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa del mismo.
- Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los documentos de archivo.
- Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentosde archivo, y de los medios reprográficos (como la fotocopiadora).
- Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la TRD, previamente elaborada y aprobada por el comité de administración de documentos.
- Especificaciones sobre transferencias documentales, momentos de realización y lugares de conservación física de los documentos.
- Métodos y procedimientosautorizados para la conservación permanente de documentos de acuerdo con las tecnologías disponibles. Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM), etc.
- Métodos y procedimientos autorizados para la destrucción de los documentos de archivo.- Metodologías y procedimientos para la realización, revisión y publicación del manual de correspondencia y archivo, y definición de...