Tarea

ÓRDEN DE COMPRA
Una orden de compra o nota de pedido es un documento que un comprador entrega a un vendedor para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial

REQUISITOS
Lugar y fecha de emisión.
Nombre y número de orden del comprobante.
Nombre y domicilio.Datos de la empresa que imprime el documento, habilitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos.

FORMAS DE EMISIÓN
Original: Para el Vendedor.
Duplicado: Para el Comprador.

IMPORTANCIA
Al comprador le sirve como constancia de las mercaderías que solicitó, pero casi no se utiliza de esa forma. Es más utilizado para saber el tipo de gasto y cuanto gastó
Al vendedor lesirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso de que sea aceptado el pedido.

POLÍTICAS DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

Las políticas son lineamientos o guías de acción que marcan nuestro camino a seguir para el cumplimiento de los objetivos previamente establecidos, estas políticas deben adaptarse a la empresa, según las necesidades, giro, volumen de operaciones, etc., así comotambién deben actualizarse en forma periódica para que estén de acuerdo a los cambios del entorno y de la propia entidad.

El Departamento de Compras se define y se rige por políticas específicas, basadas en las políticas de la organización, así como en las normas de actuación de la actividad en sí misma.

SEGUIMIENTO DE ÓRDENES DE COMPRA
La tarea del Departamento de Compras no finaliza alentregar al proveedor la orden de compra, sino que debe darle seguimiento a la misma, a través de la verificación que asegure el cumplimiento de la obligación del oferente de promesa de entrega, y de un rastreo del pedido que mejore la entrega programada.

Para llevar a cabo este seguimiento, es necesario basarse en un procedimiento que debe seguir no sólo el personal del Departamento de Compras, sinotambién el personal de apoyo que intervenga, debido a que con frecuencia para darle seguimiento a la orden se requiere del talento y asistencia técnica en que interviene personal de ingeniería o inspección, de acuerdo con la solicitud y autorización del Departamento de Compras, se da este seguimiento al tratar con productos industriales.

El objetivo principal del seguimiento es el asegurarse deque el pedido será entregado en el plazo y condiciones pactadas con el proveedor.

El primer paso en el seguimiento de una orden de compra consiste en verificar con el proveedor que haya recibido el pedido, entendiendo y aceptando los términos que se establecen en la orden de compra, para tal efecto se puede desarrollar una hoja de control de órdenes de compra o bien, confirmar que en la orden decompra el proveedor firme su ‘aceptación’.

La carga del seguimiento puede ser aligerada por medio de la insistencia en la confiabilidad de la entrega y por la exclusión de los proveedores que no cumplan con su promesa de entregar en la fecha y/o condiciones pactadas dando a nuestras órdenes de compra.
Toda la información que obtengamos de nuestro proveedor, generalmente se obtiene vía telefónica ydebe ser descargada en las hojas de control, las cuales deben contener básicamente lo siguiente:
Número de folio de la hoja de compra.
Nombre del proveedor.
Fecha en que se expidió la orden de compra.
Fecha en la que se pactó la entrega.
Requisición a que se refiere (qué departamento solicitó la mercancía o el servicio).
Persona con quien se habló.
Descripción de la mercancía o el servicio.Nombre y firma de la persona que realiza el seguimiento.
Espacio para las observaciones necesarias
SEGUIMIENTO DE ÓRDENES DE COMPRA
Las hojas de control coadyuvan en la verificación de si ha sido enviado el pedido; si se entregará en el plazo pactado, en una fecha posterior o si existen problemas para su entrega.
Si la fecha de cumplimiento es próxima, el responsable de darle seguimiento al pedido...