tAREAS BASICAS DE UNA OFICINA

Resumen Administración

Tareas básicas de oficina
1. Atención telefónica a personal y clientes
2. Dar y pedir citas
3. Enviar documentos
4. Fotocopiar
5. Preparar reuniones
Recomendacionespara usar el teléfono

1. No dejar que timbre mucho el teléfono
2. Contestar con amabilidad
3. Identificar la empresa de donde contesta y el nombre de quien contesta
4. No gritar ni hablar muybajo
Dar y pedir citas

Conocer bien los objetivos de la empresa el organigrama y la misión de la empresa , son importantes tener esos conocimientos para no dar o pedir una cita equivocadaCancelar o aplazar citas

Comunicarse con anticipación y se flexible para dar la nueva cita
Recordar actividades y compromisos

Las citas , actividades y compromisos de los directivos hay querecordárselos a ellos para q no se les olviden. Pasarles información que vallan a necesitar para cumplir el compromiso y avisar imprevisos
Manejar agenda

Escribir a lápiz por si hay que corregir, tener encuenta las indicaciones y el tiempo disponible del jefe
Atender clientes

No mostrar mucha preferencia al atender a los clientes
No dar el primer paso para un saludo de mano
Recordar q es nuestrocliente
Archivar

Recomendaciones
No dejar que se acumulen los documentos a archivar
Mantener en buen estado las carpetas internas y externas
No dejar documentos sueltos en las carpetas
Noprestar documentos sin la ficha
Establecer ruta de archivo
FOTOCOPIAR

Reunir varios documentos a fotocopiar
Avisar al jefe que se va a trabajar por un momento en la fotocopiadora
Prepararreuniones

Tener todo lo necesario para que se lleve la reunión
Distribución de tareas administrativas

Activar el equipo que se utilice en la oficina apenas se llega
Revisar si el ejecutivo trabajohasta tarde el dia anterior y si dejo instrucciones para algo que aya que hacer
Revisar el correo a ver si llegaron documentos
Revisar la maquina de mensajes
Revisar que el jefe tenga todo lo...