tareas importantes

archivo por asunto
Consiste en agrupar la documentación de acuerdo con la materia o asunto a que se refiere, y después ordenar cada uno de estos grupos siguiendo algún criterio. Alfabético,numérico, cronológico…
El asunto principal sería Viajes, a su vez éste podrá tener distintos subdivisiones: Canadá, Reino Unido, Francia, etc., al final de la clasificación tendremos a las personas ordenadassegún el criterio alfabético.
Ventajas
Ø La localización de documentos es más rápida.
Ø Resulta un sistema abierto que permite intercalar nuevos asuntos.
Ø Es útil porque reúne lo que hay sobre unmismo asunto.

Desventaja
Ø Con frecuencia un mismo documento se refiere a más de un asunto. Habrá que duplicarlo y colocarlo en otra carpeta.
Ø Determinar previamente los asuntos o materias quepresentan suficiente entidad para constituir un apartado del archivo.
Ø El inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible olvidar los papeles de un tema en otra carpeta, especialmente siéstos tratan de diversos asuntos.
Ø Es costoso porque requiere del personal especializado y una mayor cantidad de tiempo para la preparación del material.

Diferencias entre los sistemasAsuntos Combinados
Mediante este sistema podremos clasificar atendiendo a los distintos asuntos, materias o temas, de tal manera que aquellos documentos que tengan relación con el mismo asunto llevaránla misma clasificación. Como es lógico, podría haber varios documentos en una misma carpeta por asunto, para ello, lo que se suele hacer es realizar subdivisiones de asuntos hasta llegar a clasificarpor métodos alfabéticos, numéricos, etc.
Un ejemplo de clasificación para una empresa de viajes podría ser la siguiente:
Viajes-->Canadá -->De negocios -->Díaz Martín, Rafael
-->Fernández,Gómez Gerardo
El asunto principal sería Viajes, a su vez éste podrá tener distintos subdivisiones: Canadá, Reino Unido, Francia, etc., al final de la clasificación tendremos a las personas ordenadas...