TAREAS RECEPCION

TAREAS POR TURNOS
Existen una serie de tareas que se deben realizar durante los diferentes turnos a lo
largo del día.
A continuación veremos una lista con las tareas, no necesariamente en orden
cronológico.
Evidentemente deberemos al mismo tiempo realizar tanto check-in como check-out de
los clientes, al igual que tomar reservas, atender al teléfono, e-mails, etc.
Tareas del turno deMañana
1 Arqueo de Caja conjuntamente con Recepcionista del turno anterior
2 Libro de incidencias
Una de las primeras cosas a revisar en cada turno es el libro de incidencias para estar
informado de todo lo que ha podido ocurrir en el turno anterior.
Igualmente la Recepción debe asegurarse de que se hace un seguimiento en las
incidencias, resolviendo cualquier problema que haya podido haber.
3Control de llamadas de despertador (Wake-up call)
Es sumamente importante realizar el seguimiento de todas las llamadas despertador.
Hoy en día los hoteles suelen utilizar sistemas automáticos, pero aún así éstos pueden
fallar y debe hacerse un seguimiento si se detecta que alguna llamada no se ha
realizado.
En aquellos hoteles donde se haga de manera manual, es conveniente tener algún
tipo dealarma programable para avisar la hora de la siguiente llamada.
4 Revisar todas las órdenes de servicio
En las órdenes de servicio veremos reflejado las tareas de Recepción para los
diferentes eventos que puedan sucederse en el hotel. Algunas de las tareas que
pueden recaer sobre la Recepción son:
Dar información adecuada a los clientes sobre ubicación de salas
Poner letreros en laRecepción con el nombre del evento en cada sala
Dar apoyo al departamento de Convenciones/Banquetes para recepción e
instalación de material (audiovisual, material de oficina, etc.)
Recepción y custodia de material para el evento
Desvío de llamadas
 Facturación de servicios
Bloqueo de habitaciones o zonas del hotel
Ojo!! No se puede hacer suficiente hincapié en las consecuencias de unservicio de
despertador mal dado:
 Pérdida de avión, tren, cualquier tipo de transporte
 Llegar tarde a una reunión importante
 Llegar tarde a algún evento
Imaginaros perder un avión por una falta del servicio despertador del hotel! El
cliente seguramente pedirá indemnización al hotel, costando no sólo la mala
publicidad de un cliente sumamente enfadado sino que también un costeeconómico alto.
5 Revisión del listado de llegadas y asignación de habitaciones
En algunos hoteles las habitaciones son idénticas, con lo cual la asignación de
habitaciones se puede hacer muy rápidamente. En otros hoteles, las habitaciones
varían mucho y se debe tener en cuenta las peticiones especiales y preferencias de
los clientes:
Vistas específicas
Tipo de hab. y/o de cama (matrimonio –dos camas)
Piso alto/bajo
 Fumador/No fumador
Posicionamiento (lejos del ascensor, cerca de escaleras, etc.)
Habitaciones contiguas
Bañera/ducha
Etc.
Es necesario revisar las habitaciones disponibles, las reservas con peticiones y otra
información que requiera que algunas habitaciones sean asignadas a algunos clientes
específicos.
6 Preparaciones Especiales
a) Atenciones VIPUna vez se ha obtenido el listado de llegadas del día y la asignación de habitaciones,
se debe prestar atención por si algún cliente requiere alguna atención especial, ya sea
por parte del hotel (cliente VIP con amenities especiales o regalo como cesta de fruta,
botella de vino, etc.), o por deseo de una empresa o cliente.
No hay que olvidar facturar estos ITEMS debidamente, a cuenta casa sies por parte
del hotel, o a un tercero si es el caso.
b) Preparación para grupos
En caso de grupos, es conveniente no sólo hacer la asignación de habitación sino
también preparar las fichas de cliente y las llaves (gracias a la “Rooming-list que nos
habrán pasado con antelación). De esta manera nos aseguraremos de que pasen
menos tiempo delante del mostrador y el proceso sea más rápido....