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Controles Internos

Controles Internos Mínimos que Deben Adoptar las Cooperativas de Ahorro y Crédito

La Junta deberá adoptar medidas de controles internos que sean sometidas por el Presidente Ejecutivo y aquellas requeridas por la Corporación que aseguren la efectiva fiscalización de la administración operacional y fiscal de la cooperativa. Será deber

primordialde la Junta el formular los parámetros y medidas que contendrá la estructura de controles internos a ser adoptada por la cooperativa y supervisar que efectivamente el Presidente Ejecutivo implante dicha estructura. La Junta podrá, a su discreción,

efectuar auditorías o inspecciones al sistema de controles internos de la cooperativa a los fines de corroborar su efectividad. El sistema decontroles internos que adopte cada cooperativa deberá estar respaldado con procedimientos escritos que regulen el funcionamiento y salvaguarden la pureza de las transacciones. Independientemente del tamaño de los activos de la cooperativa o del número de sus empleados, toda cooperativa tendrá que adoptar un sistema de controles internos que contenga como mínimo las siguientes áreas sensitivas:

i.Reconciliaciones bancarias que contengan lo siguiente: a) Fecha de la preparación y revisión. b) Firma de las personas que prepararon y revisaron las mismas. c) Detalle de las partidas incluidas. identificadas y clarificadas. Todas las diferencias deberán ser

ii.

Recibo de efectivo a) Todas las transacciones diarias deberán estar detalladas en un informe, ya sea manual o mecanizado. b) Todoslos depósitos deberán estar evidenciados por sus respectivos documentos. (Hoja de depósito). c) Las colectas deberán ser depositadas dentro de los próximos dos (2) días laborables.

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iii.

Fondo de Cambio a. Toda cooperativa que opere con efectivo deberá poseer un registro del fondo de cambio cuyo balance coincidaen todo momento con el balance de esta partida en el Mayor General. b. Cuadrar el fondo de cambio al final del día. El informe de cuadre de fondo de cambio deberá estar firmado por la persona que revisa y certifica el dinero en bóveda. c. Realizar arqueos sorpresivos a toda cuenta de efectivo en la cooperativa. d. La apertura y el cierre de la bóveda o caja fuerte se hará en presencia de dospersonas de lo cual se llevará un registro específico. Cualquier persona que entre en la bóveda, incluyendo los funcionarios, empleados y socios, deberá registrarse con especificidad de día y hora. e. El cuadre del fondo de cambio y del cajero automático deberá efectuarse y firmarse por dos personas.

iv.

Equivalente de efectivo a. Mantener un inventario perpetuo y estricto control sobre losequivalentes de efectivo, tales como: cheques de gerente giros cheques de ocasión cheques de la cuenta operacional b. Asignar la custodia de los equivalentes de efectivo a personal específico. c. Asignar un número de control prenumerado a todos los equivalentes.

v.

Desembolso de efectivo y equivalente a. Establecer procedimientos por escrito de los controles que regirán los desembolsos.

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b. Documentar toda solicitud de desembolso y requerir la firma del solicitante. (Hoja de retiro). c. Evidenciar todo desembolso con un comprobante en el cual se demuestre el origen del mismo y se incluyan los documentos que resguarden la transacción. d. Prohibir la firma y recibo de cheques en blanco. e. Asignar la custodiade las máquinas de firmar cheques a personas designadas, responsables de custodiar la llave de acceso y el uso del equipo. f. Poseer un control de transferencia de cheques en blanco para uso de la máquina de firmas o para el personal a cargo de emitir los cheques. g. Los cheques deberán ser custodiados todo el tiempo por el personal asignado. h. Los cheques deberán estar preenumerados. i. Se...