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RESUMEN CAPITLO 7
HERRAMIENTAS DE DIAGNOSTICO EN EL DESARROLLO DE LAS ORGANIZACIONES

Recopilación de Datos
Esta parte del análisis se busca recolectar diversos tipos de información:
Hechos y datos
Información financiera
Información referente al contexto de la organización
Tipo de documentos y su problemática



¿Qué información estoy buscando? Mucha veces no se conoce bien lo quese desea encontrar con exactitud, es necesario recordad que ya se realizo un estudio preliminar, y se ha determinado el problema, su naturaleza, etc.

Tres aspectos de para recolectar información:
1. La estructura de la organización: Aquellos factores que no cambian tan fácilmente, como los edificios, ambiente, etc.
2. Procesos o transformaciones que se realizan dentro del sistema, estoscambian constantemente.
3. Asuntos que son expresados o sentidos por los miembros de la organización, tales como quejas, criticas, sugerencias, respaldos o ciertos criterios, etc.
Para obtener la información se puede proceder como sigue:
Entrevistas: las cuales deben ser estructuradas para conocer la estructura organizacional, conocer procesos, los puntos relevantes que tiene el personal acerca delsistema, determinar el tráfico de personal y de información.
Observaciones: las cuales se harán en los puestos de trabajo. Se concentrara en observar el lugar de trabajo, las condiciones del equipo, la ubicación física, la iluminación, la carga de trabajo y los descansos.
Reuniones de trabajo: para confirmar hallazgos en cuanto a los procesos. Así mismo, para la elaboración de DFD’s, confirmarlos ERD’s y confirmaciones de hallazgos de entrevistas.

¿En donde encuentro esta información? La información esta dispersa y en diferentes fuentes y formatos. Es importante por ello reconocer los tipos de información y las fuentes que la producen. Los datos concretos revelan mucha información acerca de la organización.


Documentos cuantitativos: son comunes en todas las organizaciones.Incluyen todos los informes contables y financieros, informes utilizados en la toma de decisiones, informes de desempeño, resúmenes de operaciones, registros operacionales y formas existentes.

Documentos cualitativos: no existe un formato prestablecido para ellos pero su análisis es importante ya que revelan muchos aspectos de la organización y sus miembros que no es posible comprender de otramanera. Son documentos internos como memorándums, avisos en tableros o boletines, manuales de procedimiento.


¿Se podrá utilizar documentos de archivo? Aunque es posible hacerlo y se puede obtener buena información, al hacerlo es importante recordar que esta información debe ser confirmada por otro medio como entrevista, encuesta, observaciones, etc. Al hacerlo se reducen indudablemente los costosde recolección de información.

Confirmación de la información obtenida
Para la confirmación de la información obtenida del examen de documentación y ampliación de la misma, se hace necesario utilizar otras técnicas de investigación. Entre estas técnicas se puede mencionar la entrevista, la encuesta, la observación y los cuestionarios.

Independiente de la técnica que se utilice, previo asu uso se debe determinar:
¿Qué es lo que voy a investigar o examinar?
¿Qué me interesa descubrir o confirmar?
¿A quienes o a cuales voy a observar, entrevistar, etc.?

Algunos métodos recomendables son:
1. Elección sistemática de cada enésimo elemento de la lista. Para hacerlo se listaría la población total. Supongamos que es 10, entonces se elegiría cada elemento contando de uno a diez,eligiendo el último de los 10 y así sucesivamente hasta agotar la lista.
2. Estratificado por subpoblaciones se elige un número proporcional por cada una de ellas. En una empresa las subpoblaciones podrían ser los departamentos. Se podría elegir 10 empleados de cada departamento.
3. Eligiendo un grupo representativa. Supongamos que existen 10 sucursales similares en toda la republica. Se puede...