TAREAS

ETAPAS DE ARCHIVO

Creación de las etapas del archivo.-
Se consideran archivos a toda la información contenida en libros, mapas, fotografías u otro medio, sea cual fuere su forma física o característica, creados o recibidos por la Autoridad del Canal de Panamá (ACP) relacionados con sus operaciones y que deban ser conservados por ésta para documentar sus funciones, políticas, decisiones,procedimientos, operaciones u otras actividades.
No se consideran archivos a los documentos utilizados únicamente para referencia, copias adicionales de publicaciones y de materiales de bibliotecas o museos exclusivamente para referencia o exhibición.
Los archivos son “la memoria de la entidad”, y su creación, procesamiento, transmisión, uso, almacenaje, recuperación, retención y disposicióneventual, deben ser considerados como un activo que debe ser administrado cuidadosamente.
Los archivos pasan por tres etapas básicas que están interrelacionadas y se conocen como el ciclo de vida de los archivos. Las mismas se aplican tanto para los archivos de papel como para los archivos electrónicos:
1a etapa - Creación/recibo
2a etapa - Uso y mantenimiento
3ª etapa - DisposiciónDependiendo de la etapa del ciclo de vida en que se encuentren los archivos, pueden ser activos (1a y 2a etapa) o inactivos (3ª etapa). Estos términos hacen referencia al uso que se les da en las labores diarias de la oficina, más no a la fecha o edad de los archivos.
Clasificación de los Archivos
Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:
Permanentes o Maestros:
Estos contieneninformación que varía poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.

De Movimientos
Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.

De Maniobra o Trabajo.
Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores.Transferencias
Mundet nos dice que los documentos no se producen en el archivo, salvo los que ha sido producidos como consecuencia de su gestión. Distingue dos tipos de ingresos de documentos: ordinarios y extraordinarios.
Ordinarios: en este tipo de ingreso se produce la transferencia, de forma ordenada y con periodicidad, en un plazo de tiempo determinado.
Extraordinarios: de forma ocasional, sin plazodeterminado ni periodicidad alguna.
Mundet y Heredia dan definiciones similares de la transferencia de fondos:
Para el primero la transferencia de fondos “es el conjunto de procedimientos mediante los cuales documentación es remitida de una etapa a otra de la archivo, siguiendo el ciclo de vida de los documentos”.
Para el segundo “es el paso de los documentos de archivo administrativo al archivohistórico y tiene lugar, después de un plazo más o menos largo, una vez concluida la vigencia administrativa y haber sido valorados y seleccionados, en el archivo y intermedio, para utilidad científica”.
Mundet explica que el trasvase documentos de la etapa a otra encuentra muchos impedimentos por parte del personal administrativo, que se aplican en remitir la documentación cuando ésta seacumula en exceso, lo que supone un trabajo extra para el archivero que tiene que reconstruir las series y ordenar los expedientes.
También Mundet va a distinguir dos modalidades de transferencias:
Directa en masa: a veces aparecen fondos documentales olvidados en pabellones, bodegas, cajas de escalera... de los cuales nadie se responsabiliza o alegan diversos motivos para no efectuar su transferenciaen orden. Previo acuerdo con el responsable administrativo, el procedimiento consistirá en agrupar los documentos en cajas por legajos, numerados y realizar una relación somera de los mismos por duplicado y firmaran por ambas partes; uno de cuyos ejemplares quedará en poder de los servicios administrativos como por obra de la transferencia. Acto seguido será enviados a la archivo para su...