tareas

5- CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA:
El Radicador de Correspondencia es un Sistema que permite a las Dependencias de la Universidad ingresar la información necesaria de los documentos que se reciben o se envían, permitiendo un mejor control y trámite de los mismos; como dependencia de la Universidad, la oficina de Correo realiza los trámites necesarios con la documentación que recibe externa einternamente (la generación de sus hojas de ruta de repartición y recibo de correspondencia, entre otras).
Las opciones que se pueden efectuar desde el panel del módulo de Correspondencia están sujetas al perfil del usuario que entra a la aplicación. Para este caso al ingresar un Operario de una Dependencia, le aparece el siguiente panel donde podrá ingresar la información sobre la correspondenciaenviada, recibir correspondencia, asignar correspondencia, radicar información recibida entre otros.
PASOS:

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6- DESPACHO Y DESCARGA DE CORRESPONDENCIA:
Como ya conocemos la obligación que tienen las empresas de dejar copia fiel de la correspondencia que dirijan en relación con sus negocios, y de conservar la correspondencia recibida, conanotación de la fecha de contestación o de no haberse dado la respectiva respuesta En consecuencia es indispensable establecer la manera de demostrar que sí se cumple con esta disposición. En cuanto a la correspondencia despachada, el medio más confiable consiste en asignarle un número de consecutivo de salida a cada documento, del cual se conservará copia ( con el mismo número) en la empresa.-PROCEDIMIENTO: La numeración de la correspondencia despachada es independiente de la numeración de la correspondencia recibida"El procedimiento de numerar la correspondencia que sale de la empresa es muy sencillo. Se entiende por correspondencia que sale de la empresa, para efectos de numeración,

Que la correspondencia haya sido elaborada según las normas establecidas por su empresa en cuanto a laclase de papel, número de copias, tipo de sobre, firmas autorizadas, etc.
Que ella no presente enmendaduras, suciedades, errores de digitación ni de ortografía, que demeriten la buena imagen de la empresa frente al destinatario.

Que el documento tenga firma autógrafa completa del remitente, en el original y la primera copia. (Las copias restantes puden respaldarse con iniciales únicamente).Que el documento esté firmado por la persona autorizada. Si usted no està seguro de que la persona quien firma está facultada para hacerlo, consulte con su jefe, y si lo considera necesario, pídale que le coloque sus iniciales, en la primera copia, en señal de aprobación al despacho.

Si la correspondencia es remisoria de un Anexo, verifique que esté adjunto y que a usted también le quede copiade él. En esta forma se asegura la conservación de la totalidad de la información y el documento deja de ser únicamente remisorio.









PASOS PARA LA IMPRESIÓN DE LA NUMERACION:

Coloque el mismo número al original, a las copias y al sobre. El sobre se el numero para facilitar el control de las entregas que hace el mensajero.

Utilice siempre el mismo sitio para estampar elnúmero, bien sea del centro de la hoja hacia la derecha o en la parte superior derecha.

El número debe ir antes de la fecha.

Si el documento no tiene fecha de expedición, colóquesela con su fechador de caucho. Esto ocurre en las empresas que deciden suprimer la fecha, si al elaborar el documento,

con el fin de que la fecha de salida sea la real.( No siempre el documento es despachado el mismodía en que es elaborado, porque el remitente no alcanza a firmarlo o simplemente lo retiene en su escritorio o por distintas circunstancias).

Si el documento que usted està numerando da respuesta a una comunicación que usted tiene registrada, colóquele a esta última, en el sell de radicación, tanto el número como la fecha de respuesta. Así dispondrá de la información completa para el...