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CONSEJOS PARA LLEVAR A CABO REUNIONES DE CONDOMINIO EFECTIVAS

En un condominio pueden plantearse los siguientes tipo de reuniones:

A) Informativas, también llamadas reuniones informales.- Por ejemplo cuando la Junta de Condominio invita a la comunidad a participar en la presentación de servicios de alguna empresa administradora que están evaluando contratar ó cuando se invita a lacomunidad a participar en charlas dictadas por alcaldías como cómo actuar ante un terremoto ó prevención ante la inseguridad, etc.

B) Consultivas-Deliberativas.- Por ejemplo cuando se propone a la comunidad debatir sobre cuales son las prioridades que debe atacar el condominio ante una lista de asuntos pendientes. Aquí se discute por ejemplo que es más importante atender si el tema de laseguridad (reemplazo de la empresa de vigilancia) por un robo reciente ó el cambio del pulmón hidroneumático que está a punto a de colapsar

C) Formativas ó de preparación a los miembros de la comunidad.- Por ejemplo cuando se dicta algún curso de cómo actuar ante un terremoto ó en caso de incendio. Se está formando a la comunidad.

D) Decisorias.- Cuando hablamos de decisorias debemosreferirnos propiamente a una ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS formalmente constituida cumpliendo las exigencias legales previstas en nuestro ordenamiento jurídico. Pueden ser Ordinarias o Extraordinarias.

¿Cómo llevar a cabo reuniones efectivas?

Una reunión es un grupo de personas reunidas físicamente en un espacio y previamente convocadas para tratar un tema coordinado por un conductor. Para garantizarque la reunión sea efectiva se sugiere un máximo de 30 personas como asistentes a la misma.

* Es preciso tener una razón justificada que amerite el costo de realizar la reunión.-

Si bien pueden ser muchas las razones para llevar a cabo reuniones, las razones para no realizarlas pueden ser aun mayores. La decisión de llevar adelante una reunión debe fundarse en el principio básico deque el resultado que se espera obtener de ella debe ser mayor que la sumatoria de los resultados que lograrían individualmente sus eventuales participantes.

* Tiempo ó Duración de la reunión.-

La duración de una reunión es una variable que debe tener en cuenta la persona o personas que la preparan o coordinan.

Podemos asegurar que, a mayor participación, mayor número de interacciones ymayor tiempo y duración de la reunión.

Cuanto mayor es el grupo de personas en una reunión, aumenta progresivamente el número de interacciones y se necesita mayor tiempo para que el grupo pueda tomar una decisión o llegar a un acuerdo. No sólo es que se puede dispersar el objetivo de la reunión por conversaciones individuales entre los asistentes sino que hay más oportunidades de distracciónentre los mismos participantes

Es conveniente y necesario conjugar, a la hora de plantear una reunión, el número de personas, tiempo disponible y el objetivo o finalidad de la reunión. Esto es determinante para el enfoque y planteamientos de la reunión. No es lo mismo conversar un planteamiento en una reunión de 4 personas a hacerlo en una reunión de 50 ò 60 participantes donde seguramentela mayoría de ellos va a querer opinar.

* La eficacia de las reuniones.-

Los requisitos para que una reunión sea eficaz son los siguientes:

a) Ser necesaria su convocatoria y celebración.- Por ejemplo una junta de condominio no puede estar permanentemente convocando a los vecinos para los temas del día a día porque precisamente para eso es que los vecinos delegaron decisiones en unajunta de condominio (legítimos representantes de la comunidad de propietarios).

b) Estar preparada, tanto por la persona que va a dirigir la reunión como por los participantes.- Si no se lleva la idea clara de lo que se le quiere transmitir a la audiencia, perderemos el tiempo y le haremos perder el tiempo a los asistentes. Se sugiere incluso el haber entregado previo a la reunión algún...