Tareas

Un evento es considerado como evento masivo cuando hay una “Congregación planeada superior a 1000 personas (Asistentes) reunidas en un lugar con capacidad e infraestructura para este fin (Sede), para participar en actividades reguladas en su propósito, tiempo y duración, contenido y condiciones de ingreso (Evento), bajo la responsabilidad de personas naturales o jurídicas (Organización) con elcontrol y soporte necesario para su realización (Logística), bajo el permiso de entidades u organismos con jurisdicción sobre ellos (Autoridades)”.
Teniendo en cuenta la definición anterior, un evento masivo puede tener diferentes características como el tipo de evento, el carácter de la reunión, el límite de ingreso, las sedes, la acomodación, el periodo del evento y la duración de lapresentación, por lo tanto pueden ser de carácter deportivo, musical, religioso o político, entre otros. Así entonces un evento masivo puede tener un carácter privado o público. El ingreso de las personas puede ser sin costo y sin boleta, sin costo pero con boleta de control o ingreso con costo.
En las características de la sede se tendrán en cuenta la ubicación geográfica, la infraestructura del lugar yla capacidad vs. la expectativa. Por su parte, la ubicación del público puede ser público fluyente, en silletería y fijo de pie. El periodo del evento se definirá de acuerdo con si se trata de una presentación única, una presentación permanente o una presentación temporal.
Para organizar un evento masivo se piensa en una estructura organizativa para la gestión del evento que idealmente estácompuesta por un comité organizador del que se desprenden cuatro subcomités: artístico (programación), técnico, logístico y administración (finanzas y gestión). Además existirán dos subcomités adicionales llamados seguridad e información.
En el caso de que el evento sea un espectáculo musical las funciones de las diferentes áreas o subcomités serán las siguientes:
La función del área artística y deprogramación consiste en el manejo de los artistas lo cual incluye la solicitud de riders con anticipación, las especificaciones logísticas y la organización del cronograma y los tiempos de ejecución.
El área técnica se encargará del montaje del escenario (sonido, tarima, techo, iluminación, backline) y del público (relevos de sonido e imagen en caso de que se requiera).
El área logísticabuscará los recursos necesarios para el funcionamiento adecuado del evento lo cual incluye el servicio de baños, vallas, camerinos, alimentación, transporte, alojamiento, electricidad, iluminación perimetral y comunicaciones.
El área administrativa, de finanzas y gestión tendrá a su cargo el manejo del presupuesto, los términos de referencia, contratación, gestión de permisos y pólizas.
El comité deseguridad por su parte, se encargará de prever cualquier inconveniente y pedir ayuda a los entes encargados. Debe tener un equipo de primeros auxilios que preste atención mientras la persona es trasladada a un centro médico especializado; debe pensar en seguridad contra-incendios verificando las condiciones de las instalaciones y desarrollar actividades de prevención durante el evento; lapolicía puede colaborar en el control de accesos de las instalaciones y desarrollar actividades de prevención de hechos delictivos o de orden público en todas las etapas del evento. Este comité se encargará de pensar en estrategias de control del tráfico vehicular en zonas aledañas y corredores viales a centros asistenciales. Finalmente se debe pensar en un puesto de mando unificado (PMU) “especialmentedesignado para la reunión de oficiales operativos de mayor jerarquía de las instituciones que participan en la atención de una emergencia con el fin de facilitar la coordinación y toma de decisiones.”
El comité de información estará al frente del manejo de comunicados de prensa, la promoción del evento, la atención a los periodistas y el manejo adecuado de la información.
Para finalizar la...