Tareas
Páginas: 19 (4692 palabras)
Publicado: 6 de diciembre de 2012
MANUAL PARA LA TOMA DE
INVENTARIOS FISICOS
MEXICO,
CENTRO AMERICA Y COLOMBIA
2012
OBJETIVO
Proporcionar ayuda para que el personal de OFFICE DEPOT de México y Centro América que esté directamente involucrado en la preparación del inventario conozca las políticas y procedimientos para la toma de inventarios.
DESCRIPCCION DE RESPONSABILIDADES
GERENTE DE DISTRITOEl Gerente de Distrito es responsable de asegurarse, de que el personal de todas las tiendas bajo su jurisdicción esté debidamente capacitado y que cuenten con el personal necesario para realizar las actividades y responsabilidades para la toma de inventario físico.
GERENTE DE TIENDA
El Gerente de Tienda tiene la responsabilidad de lograr que el proceso de toma de inventario físico serealice de manera organizada, preparada, precisa y completa. Esto incluye la ejecución apropiada de todas las políticas y procedimientos, así como la capacitación necesaria a todos los empleados que participen en el inventario.
CONTROLADOR DE INVENTARIO
El Gerente de Distrito, en conjunto con el Gerente de Tienda, tiene la función de preparar y elaborar un inventario organizado y preciso.El Gerente de Distrito dirigirá todas las funciones el día del inventario físico y el proceso de recuento de variaciones.
AUDITORES EXTERNOS
En algunas tiendas, el despacho de contadores públicos que audita nuestros estados financieros, observará el proceso de la toma de inventario, a fin de asegurar la objetividad y precisión del mismo. Para validar el cumplimiento de los objetivos,realizaran diversas pruebas el día del inventario físico, coordinados con el Controlador, Gerente de Tienda y Auditoria Interna.
REPRESENTANTES DE PREVENCION DE PÉRDIDAS
En tiendas seleccionadas, se encontraran presentes Auditores de Prevención de Pérdidas. Su función será la de revisar y observar el proceso general de la toma de inventario y determinara si las políticas y procedimientos sesiguen de acuerdo a lo establecido. Realizarán por propia cuenta inventarios de prueba, verificación y supervisión de la preparación de la tienda en todas las áreas. No deberá de tomar el lugar del controlador ni asumirá sus responsabilidades.
PERSONAL DE TIENDA (EN FUNCION DE AUDITORES)
El personal de tienda será responsable de las funciones que les sean delegadas por el Gerente deTienda y el Gerente de Distrito. El día del inventario, participarán empleados en calidad de “Auditores” quienes realizaran el conteo del Top Stock, Mid stock y piso de venta, practicarán pruebas de conteo físico para confirmar que el proceso se realice en forma precisa y exacta en él o las áreas que se le asignen.
MESA DE CONTROL
La mesa de control la llevara el Gerente de Distrito, Gerentede Tienda y/o controlador del inventario, el cual será el responsable del control del plano y flujo de las hojas de inventario.
ESPECIALISTAS DE INVENTARIOS (RGIS)
Los especialistas de inventarios, son el servicio de contadores de inventarios, contratados por OFFICE DEPOT, ellos serán los responsables del conteo del inventario físico, según acuerdo previo de los representantescorporativos de ambas compañías. Serán también responsables de la captura y entrega de la información de inventarios.
AUDITORES INTERNOS
En la toma de inventarios aleatoriamente participará el personal de Auditoria Interna para apoyar en la correcta toma de inventario, así mismo responderán a preguntas y darán seguimiento a la toma de inventario. En las tiendas en que exista la presencia de personalde Auditoria Interna, este proporcionará la asistencia necesaria al personal que realiza la toma de inventario. No deberá de tomar el lugar del controlador ni asumirá sus responsabilidades.
NOTA: La Gerencia de la tienda no podrá modificar estas instrucciones bajo ninguna circunstancia.
CALENDARIO DE EVENTOS
4 SEMANAS ANTES DEL INVENTARIO
1....
INVENTARIOS FISICOS
MEXICO,
CENTRO AMERICA Y COLOMBIA
2012
OBJETIVO
Proporcionar ayuda para que el personal de OFFICE DEPOT de México y Centro América que esté directamente involucrado en la preparación del inventario conozca las políticas y procedimientos para la toma de inventarios.
DESCRIPCCION DE RESPONSABILIDADES
GERENTE DE DISTRITOEl Gerente de Distrito es responsable de asegurarse, de que el personal de todas las tiendas bajo su jurisdicción esté debidamente capacitado y que cuenten con el personal necesario para realizar las actividades y responsabilidades para la toma de inventario físico.
GERENTE DE TIENDA
El Gerente de Tienda tiene la responsabilidad de lograr que el proceso de toma de inventario físico serealice de manera organizada, preparada, precisa y completa. Esto incluye la ejecución apropiada de todas las políticas y procedimientos, así como la capacitación necesaria a todos los empleados que participen en el inventario.
CONTROLADOR DE INVENTARIO
El Gerente de Distrito, en conjunto con el Gerente de Tienda, tiene la función de preparar y elaborar un inventario organizado y preciso.El Gerente de Distrito dirigirá todas las funciones el día del inventario físico y el proceso de recuento de variaciones.
AUDITORES EXTERNOS
En algunas tiendas, el despacho de contadores públicos que audita nuestros estados financieros, observará el proceso de la toma de inventario, a fin de asegurar la objetividad y precisión del mismo. Para validar el cumplimiento de los objetivos,realizaran diversas pruebas el día del inventario físico, coordinados con el Controlador, Gerente de Tienda y Auditoria Interna.
REPRESENTANTES DE PREVENCION DE PÉRDIDAS
En tiendas seleccionadas, se encontraran presentes Auditores de Prevención de Pérdidas. Su función será la de revisar y observar el proceso general de la toma de inventario y determinara si las políticas y procedimientos sesiguen de acuerdo a lo establecido. Realizarán por propia cuenta inventarios de prueba, verificación y supervisión de la preparación de la tienda en todas las áreas. No deberá de tomar el lugar del controlador ni asumirá sus responsabilidades.
PERSONAL DE TIENDA (EN FUNCION DE AUDITORES)
El personal de tienda será responsable de las funciones que les sean delegadas por el Gerente deTienda y el Gerente de Distrito. El día del inventario, participarán empleados en calidad de “Auditores” quienes realizaran el conteo del Top Stock, Mid stock y piso de venta, practicarán pruebas de conteo físico para confirmar que el proceso se realice en forma precisa y exacta en él o las áreas que se le asignen.
MESA DE CONTROL
La mesa de control la llevara el Gerente de Distrito, Gerentede Tienda y/o controlador del inventario, el cual será el responsable del control del plano y flujo de las hojas de inventario.
ESPECIALISTAS DE INVENTARIOS (RGIS)
Los especialistas de inventarios, son el servicio de contadores de inventarios, contratados por OFFICE DEPOT, ellos serán los responsables del conteo del inventario físico, según acuerdo previo de los representantescorporativos de ambas compañías. Serán también responsables de la captura y entrega de la información de inventarios.
AUDITORES INTERNOS
En la toma de inventarios aleatoriamente participará el personal de Auditoria Interna para apoyar en la correcta toma de inventario, así mismo responderán a preguntas y darán seguimiento a la toma de inventario. En las tiendas en que exista la presencia de personalde Auditoria Interna, este proporcionará la asistencia necesaria al personal que realiza la toma de inventario. No deberá de tomar el lugar del controlador ni asumirá sus responsabilidades.
NOTA: La Gerencia de la tienda no podrá modificar estas instrucciones bajo ninguna circunstancia.
CALENDARIO DE EVENTOS
4 SEMANAS ANTES DEL INVENTARIO
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