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OBJETIVOS Y ORGANIZACIÓN PARA LA EFICAZ ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS

Toda organización, tanto en el sector público como en el privado, es dependiente en grado variable de los materiales y servicios ofrecidos por otras organizaciones. Ninguna empresa es autosuficiente. Por consiguiente, las compras constituyen una de las funciones básicas de cualquier organización.

OBJETIVOS DE LAADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y MATERIALES.

El establecimiento estándar de los objetivos generales de la función de compras es obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad debida, para su envío en el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta, prestando el servicio correcto (tanto antes como después de la venta) y al precio conveniente.

Unadeclaración más específica de las metas generales de las compras podría incluir los siguientes nueve puntos:

1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operación de la organización.
2. Conservar las inversiones y pérdidas mínimas en el inventario.
3. Mantenimiento de estándares o controles de calidad adecuados.
4. Encontrar odesarrollar vendedores competentes.
5. Estandarizar, en lo que sea posible, los artículos comprados.
6. Compra de los artículos y servicios requeridos al precio final más bajo posible.
7. Mejorar la posición competitiva de la organización.
8. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros departamentos dentro de la organización.
9. Alcanzar los objetivos de compras al menor nivelposible de costos de administración.

ORGANIZACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS/MATERIALES

El proceso de constituir una organización efectiva incluye muchas actividades, pero ninguna de ellas es más importante al inicio que las interrelaciones entre estrategias, estructuras y delegación. Las estrategias, una vez que se han diseñado, deben integrarse mediante alguna organizaciónestructural, cualquiera que sea el diseño seleccionado debe existir delegación dentro de la organización. La estructura de esta organización, cualquiera que sea, está basada en diversos niveles organizacionales, flujos de información y metas organizacionales, ejecutadas de acuerdo con planes estratégicos y procedimientos de delegación; todos son segmentos importantes de la integración de metasestratégicas y objetivos de la organización.
Lo que hace que la actividad de organizar la función de abastecimiento de materiales sea particularmente difícil es que no sólo se deben considerar la estrategia corporativa y las necesidades internas, sino también el mundo externo.

Responsabilidades del Departamento de Compras.

La importancia en aumento de las compras en la planeación estratégica,proporcionando pronósticos económicos, compras de equipos importantes y desarrollo de productos, reconoce su fuerza por el nivel organizacional más alto para apoyar a la corporación, en oposición al único interés en adquisición y flujo de materiales. Esto implica que las gentes que trabajan en compras deben tener mayor capacidad y comprensión de la misión total y del funcionamiento de la organización.Centralización versus Descentralización.

Si una empresa considera las compras sobre una base descentralizada, los gerentes de departamentos específicos manejarían sus propias compras. La ventaja de esto es que el usuario conoce las necesidades de su departamento, posiblemente mejor que ningún otro. También puede ser más rápido, ya que cuando un departamento necesita algo, simplemente el gerentetoma el teléfono y lo ordena.
No obstante, las ventajas de las compras centralizadas son mayores en comparación con las compras descentralizadas, que casi todas, aun las empresas más pequeñas están centralizadas. En las compras centralizadas, se ha establecido que una persona o un departamento independiente y específico tiene autoridad para toda compra. Las ventajas que se obtienen de las...