tarjeta

1. Es un sistema alfabético donde la clasificación se realiza de acuerdo al asunto o materia a que se refiere la documentación pasando a un segundo plano el nombre de la empresa o persona.
2.3.
4. Cuando conviene que la información esté archivada por áreas o tópicos, cuando se conserva material didáctico o cuando se requiere que los productos o artículos de una empresa esténidentificados por grupos.
5. Clases de archivo por asuntos:
Sistema alfabético directo o de diccionario: Todos los asuntos principales se archivan en un orden alfabético como las palabras en undiccionario, normalmente no tiene divisiones y es usado en negocios pequeños.
Sistema enciclopédico: Tiene títulos principales ordenados alfabéticamente los cuales a su vez, tiene divisiones ysubdivisiones, ordenados también alfabéticamente.
Sistema por asuntos numéricos: Los asuntos están registrado con un número de código. Se requiere de un índice de tarjetas al igual que en el sistemanumérico.
6. El arreglo enciclopédico tiene títulos, y éstos a su vez tienen divisiones y subdivisiones; todos ordenados alfabéticamente. Ej:
Personal
Obrero
Personal Obrero Técnico nombradoPersonal Obrero Técnico contratado

Administrativo
Personal Administrativo nombrado


Personal Administrativo contratado
Actas
Sesión
Actas de Sesión ordinaria


Actas de Sesiónextraordinaria

Directorio
Actas de Directorio de Jul – Dic


Actas de Directorio de Ene – Jun

7.
8. El arreglo tipo diccionario no tiene divisiones ni subdivisiones.
Sillas
PinturasMesas
Estantes
Alfombras

9. pasos para archivar por asuntos son:
Inspeccionar: verificar iníciales de aprobación.
Clasificar y codificar: escribir el nombre del asunto en la parte superiorderecha.
Distribuir en grupos, según encabezamiento del asunto.
Subdividir los grupos, si es un arreglo enciclopédico.
Archivar: colocar la correspondencia cronológicamente en carpetas.