Tecn. en Adm. de Empresas

INFORME

El permanente crecimiento del volumen de documentación le genera al Organismo la necesidad de almacenar y distribuir información de forma fácil, rápida, segura y económica.

La digitalización es la conversión de documentos en papel a imágenes electrónicas por medio de un scanner, las cuales son almacenadas para ser localizadas inmediatamente por distintos usuarios del sistema y enforma simultanea.

Desventajas del archivo en papel

Imposibilidad de elaboración de múltiples índices (orden único).
Dificulta la inmediata localización de la documentación.
Perdida de tiempo en la búsqueda de documentos y en la respuesta.
Retraso en firmas y autorizaciones.
Extravío de documentos debido a la circulación de los legajos.
Exceso de fotocopias en su contenido.
Duplicidadde trabajos y archivos.
Falta de seguridad y uso simultáneo.
Dificultad en el seguimiento y control de documentos.

Ventajas de la digitalización de documentos

Minimiza la posibilidad de extravío de documentos.
Permite un rápido y fácil acceso a la información.
Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos.
Controla el acceso a la información por niveles de seguridad.Resguarda la documentación.
Protege la información teniendo varios respaldos de la misma.
Independencia física de los lugares de guarda del archivo de documentación.
Agiliza y eficientaza la atención a usuarios.
Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o Intranet.
Reduce costos de operación.
Genera un mejor aprovechamiento del tiempo de trabajo del personal.
Incrementala productividad.
Permite simultaneidad de usuarios a un mismo documento.
Elimina costos de impresión y fotocopiado de documentos.

Partiendo de la base de que la implementación de un sistema de digitalización de archivos físicos, desde el punto de vista netamente operativo, resulta un ambicioso y necesario proyecto de realización para el Organismo, y con la finalidad de optimizar lostiempos de tramitación, garantizar la información y asegurar la documentación perteneciente a cada legajo, correspondería adoptar las medidas que a continuación se sugieren:


CAMBIOS EN LA OPERATORIA DEL ORGANISMO

Con la finalidad de reducir costos y tiempo de ejecución de los pasos operativos necesarios en cada una de las tramitaciones, se sugiere implementar medidas que generen mejoras enla operatoria registral, las que deberán incluir un cambio de cultura en la misma.

Recepción de documentación realmente indispensable

Mediante un proceso de capacitación del personal dedicado a asesorar, atender al usuario y recepcionar solicitudes, se podrá determinar la documentación realmente requerida, retornándole al usuario la que resulte innecesaria.
De esta manera se evitará ladigitalización y el archivo de papelería innecesaria.

Utilización de foliadores automáticos

Para evitar errores que precisen ser subsanados mediante el re-foliado de una presentación, lo que generará la inevitable modificación del foliado original duplicando el tiempo del proceso, se deberán adquirir instrumentos de foliado con sistemas de numeración automática.

Utilización de NepacoModificar el sistema de broches para papelería, utilizando sistemas de enganche tipo Nepaco desde el momento de la recepción de la solicitud hasta el archivo definitivo de las actuaciones.
Este nuevo procedimiento, además de permitir la reutilización del Nepaco luego de ser adjuntada la presentación al legajo del usuario, elimina el tiempo de quita de ganchos en el momento previo a la digitalizacióny preserva la documentación de sufrir roturas de papel.

Reducción de actuaciones burocráticas

Las instancias intermedias, los sectores operativos y los de toma de decisiones, deberán evitar la creación de papelería que resulte innecesaria.
Se deberán eliminar las carátulas u hojas de ruta, como así también la impresión de pantallas de consulta, memos o mails con consultas internas...