Tecnica de la sistematizacion

TECNICA UTILIZADAS EN LA SISTEMATIZACION

SÍSTEMATIZACION

La sistematización, análisis de sistemas o investigación administrativa, es el examen sistemático y el análisis de una o mas organizaciones relacionadas entre si, de sus funciones, sistemas y procedimientos. La investigación administrativa se hace con la finalidad de descubrir problemas, determinar las causas que los provocan yproponer soluciones.

ETAPAS O FASES DE LA SISTEMATIZACIÓN

Para alcanzar lo que el investigador se propone, todo esfuerzo de mejoramiento administrativo, deberá iniciarse con una cuidadosa preparación y la previa determinación del curso de acción que se habrá de seguir, que comprende las fases siguientes:

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EN LA FASE DE PLANEACION

La planeación es el procesointelectual y la disposición mental para efectuar tareas de una manera organizada, pensar antes de hacerlas y actuar a la luz de los hechos antes que de la conjetura. El trabajo de sistemas implica necesariamente el sentar las bases de las acciones futuras, su método de acción, los recursos involucrados, etc. de manera que pueda anticiparse con alguna certeza los resultados que se van aobtener.

Implica:

a) Definir el problema:

El primer paso en la planificación es definir la naturaleza del problema, detectando las principales fallas a resolver- Son síntomas de fallas:
❖ retrasos en el trabajo
❖ incremento desorbidado de personal
❖ personal inconforme " gastos desmedidos
❖ fraudes, etc.

b) Definición del objetivo de estudio:
Ladefinición del objetivo del estudio tendrá que convenirse con la autoridad encargada de la unidad afectada. Tales objetivos pueden ser:

❖ simplificación de un trámite
❖ reducción de costos
❖ nuevos procedimientos
❖ substitución de equipos

c) Investigación preliminar (o de reconocimiento):

Definido el objetivo del estudio, es conveniente llevar a cabo unreconocimiento previo que ponga en contacto con la realidad que se va a estudiar y se pueda tener una idea de la magnitud de la tarea a realizar, el tipo de conocimientos técnicos o habilidades que se requerirán para resolver el problema, para poder estimar el tiempo y los recursos humanos y materiales que sean necesarios. Esta etapa ayuda a determinar la complejidad de lainvestigación, soluciones alternativas, sus posibles costos y las técnicas más recomendables para realizarlo.
EL PLAN DE TRABAJO:

Definido el problema, el objetivo de estudio y efectuada la investigación, debe formularse un plan de .trabajo para llevar a cabo el estudio.

El plan de trabajo es un documento en el que se precisa la naturaleza del problema y el propósito del plan,así como las acciones, recursos, el tiempo y el costo que requerirá el llevarlo a cabo.

a) Contenido del Plan de Trabajo:

Se deberá especificar con claridad PARA QUE, es decir la razón, el objetivo, que va a solucionar; -QUE es lo que se va hacer y POR QUE, DONDE, COMO y CUANDO, QUIENES lo harán y CUANTO costará hacerlo. Para la presentación, ejecución y control delPlan es muy recomendable hacerlo por escrito; acompañado de representaciones gráficas (las que se explican más adelante). Este documento deberá contener como mínimo los apartados o secciones siguientes:
a.l) Los antecedentes y la justificación del estudio.
a.2) El propósito u objetivo del mismo y los resultados que se esperan obtener.
a-3) Su alcance.
a.4) Las acciones o fasesnecesarias para lograr el objetivo, precisando:

Las áreas de investigación que se cubrirán (sistemas, procedimientos, funciones, puestos, etc.)
Su localización física.
Los hechos, datos e informes que sean necesarios para llegar a conclusiones y recomendaciones sólidas y efectivas.
a-5) Los recursos humanos, tecnológicos, materiales y financieros que sean necesarios para...