tecnica secretarial

CÓMO DEBO ORGANIZAR LOS
DOCUMENTOS DE MI OFICINA?

ARCHIVO GENERAL
UNIVERSIDAD DE MÁLAGA

ALMACEN DE PAPEL

ARCHIVO DE DOCUMENTOS

1

Papeles apilados, diarios, boletines,
fotocopias...Documentos importantes que hay que
conservar clasificados y ordenados.

2

Pocas personas saben lo que hay.

Inventario de los documentos con la
descripción correspondiente.

3

Losdocumentos llegan como pueden.

Traslado organizado.

4

Cada persona conserva o elimina lo que
le parece oportuno.

Criterios únicos de conservación y
eliminación.

5

Es difícil encontrary consultar un
documento.

Consulta y préstamo de la documentación
de forma ágil.

6

Todo el mundo puede acceder.

Acceso para el personal autorizado.

7

No hay normas de archivo nide
clasificación.

Manual de gestión de documentación y
archivos y cuadro de clasificación
corporativo.

ORDENACION DE LOS DOCUMENTOS:
La ORDENACION es el proceso por el que se agrupan yrelacionan los documentos
consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido.
Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta
de la siguiente manera:

–
–
–
–Ordenación
Ordenación
Ordenación
Ordenación

cronológica: por fecha de inicio.
numérica: por número de expediente.
alfabética.
mixta: por fecha y número del expediente.

SEÑALIZACIÓN OIDENTIFICACIÓN DE LOS
EXPEDIENTES:
Para identificar el contenido de las carpetas de archivo, se ha normalizado una señalización
que es la siguiente:
SEÑALIZACION DE CAJAS:
En todas las carpetas hay queindicar una serie de elementos, para identificar el contenido.

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CÓMO DEBO ORGANIZAR LOS
DOCUMENTOS DE MI OFICINA?

Los elementos identificativos son:Nombre del archivo de gestión
Título o concepto del expediente, serie
Años: de inicio y de finalización
Nº de orden de la caja

CAJAS TAMAÑO FOLIO O FOLIO
PROLONGADO
SEÑALIZACIÓN DE LAS...