Tecnicas de archivo

Escuela Judicial
“Rodrigo Lara Bonilla”
República de Colombia
MÓDULO
TÉCNICAS
DE
ARCHIVO
Teoría y Práctica
2
Plan de Formación de la Rama Judicial
República de Colombia
Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa
Presidente
HERNANDO TORRES CORREDOR
JOSÉ ALFREDO ESCOBAR ARAÚJO
Vicepresidente
Magistrados
JORGE ANTONIO CASTILLO RUGELESFRANCISCO ESCOBAR HENRÍQUEZ
JESAÉL ANTONIO GIRALDO CASTAÑO
RICARDO H. MONROY CHURCH
Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”
GLADYS VIRGINIA GUEVARA PUENTES
Directora
3
Módulo de aprendizaje en Técnicas de Archivo
Organización de Archivos de Gestión Administrativos y Judiciales
Teoría y práctica
Autor
Antropólogo Carlos Ortiz Narváez
Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de laJudicatura
Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”
Bogotá, D.C.
2006
4
Módulo de aprendizaje en Técnicas de Archivo
Organización de Archivos de Gestión Administrativos y Judiciales
Teoría y práctica
Antropólogo Carlos Ortiz Narváez
Autor
Módulo de capacitación para el Curso de Formación Judicial Inicial
para empleados de carrera de las Altas Cortes
Promoción 2006-2007
Dra. GladysVirginia Guevara Puentes
Directora de la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”
Ilustraciones y cuadros
Diseñador Gráfico Miguel Gerardo Ramírez Leal
Diseñador Gráfico Miguel Ángel Castiblanco Prieto
kilkadg@gmail.com
2006
Rama Judicial del Poder Público
Consejo Superior de la Judicatura
Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”
Bogotá, D.C.
2006
5
Nota sobre derechos de autor
Estedocumento fue elaborado por la Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”, como apoyo a la
formación del personal de las Altas Cortes de la Rama Judicial. Su reproducción por cualquier
medio electrónico o mecánico debe contar con el permiso previo de la Escuela.
6
Tabla de Contenido
Introducción 9
Convenciones 13
Objetivo General del Módulo 14
Unidad 1. LOS ARCHIVOS. CONTEXTO HISTÓRICO,
NORMATIVOY TÉCNICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
JUDICIAL
15
Introducción 15
1.1 El contexto de la problemática documental de la Rama Judicial 17
1.1.1 Competencias a desarrollar 17
1.1.2 Los problemas a resolver 18
1.2 El por qué de la gestión documental y su impacto 21
1.3 Un poco de historia sobre archivos 25
1.3.1 Los archivos en el mundo. El Consejo Internacional de Archivos 26
1.3.2 Losarchivos en América Latina (Asociación Latinoamericana de
Archivos)
26
1.3.3 Los archivos en Colombia (Archivo General de la Nación y Sistema
Nacional de Archivos)
27
1.3.4 Los archivos de la Rama Judicial 30
1.4 La gestión documental y la función pública 33
1.4.1 Código de ética del archivista 35
1.5 Normalización y regulación de los archivos en Colombia 38
1.5.1 La Constitución Política 391.5.2 La Ley General de Archivos y las políticas documentales 40
1.5.3 Marco normativo de los archivos en Colombia 42
1.5.4 Marco normativo de los archivos de la Rama Judicial 44
1.5.5 Marco normativo de los archivos de gestión y de las Tablas de
Retención Documental
47
1.6 Organización de la función archivo en la Rama Judicial 49
1.7 Principios básicos de organización de documentos dearchivo 50
1.8 Elementos conceptuales y metodológicos para la organización técnica 52
7
de los archivos de gestión de la Rama Judicial
1.8.1 ¿Qué es un archivo? 53
1.8.2 ¿Qué es un documento? 54
1.8.3 ¿Cuáles son los fines y la importancia de los archivos? 56
1.8.4 ¿Cómo se administran, accede y consultan los documentos de archivo? 58
1.8.5 ¿Qué es la Gestión documental? 60
1.9 Ciclo vital delos documentos de archivo 62
1.9.1 El Archivo Total: Ciclo de vida de los documentos de Archivo 62
1.10 Ejemplos, ejercicios y casos prácticos 67
1.10.1 Constitución de Archivos de Gestión 67
1.11 Síntesis de la unidad 69
1.12 Autoevaluación de la Unidad 72
Unidad 2. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN:
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
73
Introducción 73
2.1 Los archivos de gestión...