Tecnicas de archivo

CAPITULO I
IMPORTANCIA Y METODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS

OBJETIVO GENERAL.
Adquirir las competencias en el manejo de archivos a través del conocimiento, teóricos y prácticos que facilitan su desarrollo profesional, en el campo laboral.

OBJETIVO ESPECIFICO
Analizar y aplicar el concepto de archivo y su importancia y proceso. Por que es importante conservar determinadascomunicaciones escritas, los tipos de comunicaciones escritas; terminología, específicos a través de análisis que fortalezcan las siguientes contenidos.


IMPORTANCIA Y METODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS

La comunicación escrita aporta seguridad y formalidad en toda transacción comercial puede ser interna o externa. En toda empresa sea grande o pequeña se crean, reciben procesan y transmiten yregistran documentos que facilitan el tgrabajo.
¿Por qué es importante conservar determinadas comunicaciones escritas?
El comercio la bancac la industria y en general el mundo de los negocios en cualquiera de susu ramas precisan de comunicación escrita, por que las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en términos que solo puede aportar la comunicación escrita la cual tiene dosgrandes propiedades.
* Permanencia
* Constancia
A las que cabe agregar son:
* Medio de prueba legal y
* Medio de facilitación del intercambio comercial

Permanencia:
Todo escrito tiene como primera propiedad de ser permanente. La permanencia conlleva a la duración. El complejo mundo de los negocios reposa aparte de la rapidez vertiginosa de sus transacciones, en lapermanencia y duración que otorga la existencia de un documento escrito.
Constancia:
La permanencia implica constancia en los acuerdos y en los compromisos. La comunicación escrita es la única forma de garantizar eficazmente que lo que un día se pacto sigue en pie; un pedido, precio de un producto, condiciones de pago, forma y plazo de envió. Es la constancia de diferentes partes que intervienenen la relación mercantil o comercial.
Medio de prueba legal:
Que una comunicación escrita tenga el valor de constancia le otorga una nueva propiedad: ser medio de prueba legal en caso de litigio. Esto se debe a que es un testimonio fiel de las condiciones en que se hizo una transacción.
MEDIO DE FACILITACION DEL INTERCAMBIO COMERCIAL:
Por ultimo la comunicación escrita aporta un elementode seriedad y formalidad en toda transacción comercial.
Estos conceptos son fundamentales para que el empresario de hoy y el ejecutivo moderno puedan tomar decisiones importantes en el momento preciso. Sin el manejo adecuado de los documentos, los cuales se encuentran dentro de una gaveta de archivo (físicamente) y en la memoria (disco duro) de una computadora, cualquier negocio dejaría defuncionar con efectividad.
Tipos de comunicaciones escritas |

Circular ofertas y demandas memorando pagos y cobros interna convocatoria correspondencia bancaria acta de junta(minuta) seguros y transporte informes otros otros instancias oficios circulares certificados otros carta comercial externa escritos oficiales felicitaciones invitaciones escritosde carácter saludos social cartas a la prensa telegramas otros |

Proceso administrativo de la oficina
Todos los documentos comerciales (carta contrato, factura, orden de compra o requisición), todo estos documentos existen como parte de la operación administrativa de un negocio.
La mayoría de las operaciones administrativas funcionan separadamente, sobre todo en el ámbito de lasgrandes empresas así, encontramos que un negosio cuenta con u n departamento de ventas o relaciones publicas, un departamento de compras; un departamento de finanzas al que le pertanecen: nominas y pagos; un almacen; un departamento de personal; un departamento de mercado tecnia, un departamento de producción etc.

Manejo de documentos y archivo
Hoy el manejo de documentos incluye no solo el...