Tecnicas de oficina

INTRODUCCION
La elaboración de este trabajo tiene como objetivo fundamental identificar las deferentes tareas básicas que debe realizarse para desempeñar con eficiencia y eficacia las diferentes tareas secretariales básicas, aplicando las normas y las recomendaciones necesarias para la ejecución de las mismas.
Es importante resaltar las habilidades y actitudes positivas del profesional quedesea realizar su trabajo eficientemente.



TAREAS SECRETARIALES BASICAS
OBJETIVOS:
• Identificar las diferentes tares básicas que deben realizarse en el trabajo secretarial
• Demuestra destreza para desempeñar con eficiencia las diferentes tareas secretariales básicas
• Aplica las normas y las recomendaciones necesarias para ejecutar cada tarea
• Demuestra habilidades y actitudespositivas para realizar eficientemente su trabajo

1. ATENCION TELEFONICA
2.1 Equipos telefónicos
en el mercado encontramos teléfonos sencillos de disco; teléfonos de teclado con opciones de altavoz, marcación automática, memoria y música de espera, entre otras; teléfono inalámbrico con las opciones anteriores y la ventaja de desplazamiento por la oficina, sin interrumpir la llamada; elteléfono celular por medio del cual es posible comunicarse con una persona en cualquier lugar del país, y los denominados teléfonos inteligentes, que responden las llamadas y si el cliente conoce el numero de la extensión, vuelve innecesaria la intervención de la operadora del computador.
Es importante resaltar el uso de estos equipos como mecanismos para agilizar la atención a los usuarios y losclientes que requieren información de la empresa; pero jamás serán destituidos de las personas.
Cualquiera que sea el equipo, lo importante es mantenerlo en buen estado, limpio y con el cordón desenredado, no colocar adorno, carpetas o documentos encima del teléfono

2. RECOMENDACIONES PARA EL USO DEL TELEFONO
• No debe dejarse repicar demasiado el teléfono; debe responderse rápidamente.
•Contestar con amabilidad
• Identificar la empresa o dependencia de donde se contesta
• Identificar con el nombre: “Buenos días, empresa Asociados, habla Claudia, ¿en que le puedo ayudar?
• No gritar ni hablar demasiado bajo
• Contestar con prontitud otros teléfonos de la empresa
• Aislar la llamada cuando sea necesario transferirla, dar una información o atender a alguien presente.
• Noolvidar que la persona que esta al otro lado de la línea escucha y siente todos los ruidos que se producen.
• Esmerarse por atender muy bien a la persona que llama.
• Utilizar siempre un lenguaje positivo.
• Hacer el trabajo diario con gusto y satisfacción
• Utilizar racionalmente el teléfono
• Usar y mantener a mano los directorios telefónicos: de la ciudad, paginas blancas y amarillas; ademásactualizar permanentemente los directorios especializados, de la empresa y de la oficina.

3. DAR Y PEDIR CITAS
Son frecuentes las solicitudes de citas que se reciben en la oficina para entrevistarse con los directivos. El tener un conocimiento muy claro de la misión y objetivos de la empresa, las funciones que se realizan en cada dependencia y el correcto manejo del organigrama,necesariamente convierten al secretario o secretaria en un experto en el arte de dar y solicitar citas, de tal manera que no haya lugar a equívocos al otorgarlas o pedirlas.

4. LA CONCEDER CITAS ES NECESARIO:
• Nombre completo y datos del visitante y de la empresa que representa
• Motivo concreto de la visita
• Consultar la agenda
• Importancia que puede tener ese motivo para la empresa
• A quien lecorresponde recibir ese visitante
• Cual es la mejor hora que el jefe los atienda
• De cuanto tiempo dispone el directivo
• Que otras personas deben participar en la reunión
• Documentos que deben llevaren a la reunión
• Que se puede ofrecer

5. CANCELAR O APLAZAR CITAS
Con alguna frecuencia se hace necesario cancelar o aplazar citas, por motivos que no podemos prever.
En los dos...