Tecnicas secretariales






Introducción

El personal secretarial debe cumplir con ciertas funciones como lo son la atención a los detalles que el jefe requiera en este caso se ejemplificara una organización de un viaje de negocios con varias reuniones en distintos países. Otra función que se presentara en el siguiente proyecto es la organización de eventos en esta oportunidad se planificara la inauguración delas instalaciones de una compañía contando con la presencia de la Presidenta de la República y el Señor Ministro de Comercio. Estos son dos puntos o funciones que se analizaran en este trabajo asimismo veremos dos funciones mas o aspectos importantes que debe tener en cuenta el personal secretarial dentro de su área de trabajo como lo son la organización y proceso de la correspondencia al igualque el orden de su oficina.














Parte I
Inauguración de nuevas instalaciones de la empresa transnacional CERVAL
Fecha: 26 de abril del 2013
Hora de inicio: 10: 00 am
Hora de finalización: 3:00 pm
Cronograma
HORA
ACTIVIDAD
ENCARGADO
SECTOR DE LA EMPRESA
DURACION
10:00 am
Recibimiento de los invitados
Maestro de ceremonias Gerente General de la compañía Lic.Allan Valverde Contreras
Entrada principal de las instalaciones
15 min
10:15 am
Recorrido por instalaciones terminando en el salón principal
Maestro de ceremonias Gerente General de la compañía Lic. Allan Valverde Contreras
Instalaciones
40 min
10:55 am
Cortar la cinta
Presidenta de la republica
Entrada de salón principal
20 min
11:15 am
Primer acto cultural
Grupo Baile FolclóricoMutual Alajuela
Salón principal
10 min
11:25 am
Palabras del presidente de la compañía
Lic. Matías Ureña Valverde
Salón principal
35 min
12:00 pm
Segundo acto cultural obra de teatro
Teatro Carpen Diem
Salón principal
20 min
12:20 pm
Palabras de la presidenta de la República
Licda. Laura Chinchilla Miranda
Salón principal
15 min
12:35 pm
Presentación de video sobre cómo seformo la compañía y fotos de sus inicios
Lic. Juan Esteban Vargas Maltes. Encargado de relaciones internacionales de la compañía
Salón principal
25 min
1:00 pm
Palabras del Ministro de comercio y embajador chino
Sr. Song Yanbin
Salón principal
15 min
1:15 pm
Palabras de agradecimiento a los invitados por haber asistido a la inauguración.
Maestro de ceremonias Gerente General de lacompañía Lic. Allan Valverde Contreras
Salón principal
15 min
1:30 pm a 3:00 pm
Finaliza la actividad con almuerzo estilo típico
Cocina Santamaría
Salón principal
90 min
Nota: Encargados del sonido departamento de mercadeo.
Personal de apoyo: Departamentos de atención al público y manufacturación.
Menú del almuerzo tipo buffet
Presupuesto para almuerzo: 250 000 colones.
A cargo deCocina Santamaría especialistas en comidas típicas.
Plato fuerte: Arroz blanco, frijoles, plátano maduro, picadillo de papá, bistec encebollado, ensalada verde.
Bebida: Fresco de frutas picadas.
Postre: arroz con leche.









Decoración del salón
Presupuesto: 100 000 colones
A cargo de Decoraciones Yirhe.
La compañía cuenta con las sillas y mesas necesarias para el evento, no seránecesario el alquiler.
Mesas:
Cubrir mesa con fieltro antes de colocar el mantel.
Mantel largo, color blanco hueso.
Servilletas blanco hueso.
Centro de mesa rosas blancas y amarillas en copa de vidrio.
Mesa principal:
Cubrir mesa con fieltro antes de colocar el mantel.
Mantel largo, color blanco hueso.
Servilletas blanco hueso.
Centro de mesa rosas blancas y amarillas en copade vidrio.
Colocar mesita auxiliar con un pichel de agua sin hielo.
Vasos con agua sin hielo en cada puesto de los integrantes de la mesa tapados con una servilleta y pastillas de menta.
Cartel pequeño con nombre hacia adentro de los integrantes de la mesa principal.
La vajilla y demás utensilios para la alimentación los va colocar el equipo contratado de Catering Service.
Colocación del...