Tecnicas Telefonicas

TECNICA TELEFONICA NUMERO UNO: MANEJO DE TELEFONO.

Es necesario entender las claves del teléfono. Estas claves están diseñadas para ayudarlo a manejar las llamadas con facilidad. A primera vista pueden parecer complicadas, pero normalmente son fáciles de utilizar. Para entender mejor la capacidad de su teléfono lea acerca de las claves disponibles y/o pida a alguna persona de más experienciaque se las explique. Después, practíquelas hasta que puede dominarlas.
Joan necesitaba pasar una llamada a un compañero. No estaba segura de cómo hacerlo. Después de leer rapidamente las instrucciones. Joan hizo la transferencia. La llamada se corto. Si Joan hubiera practicado unos minutos la clave para transferir las llamadas, aquella llamada no se hubiera cortado. |

* El tiempo paraaprender cómo utilizar el teléfono es tiempo utilizar su teléfono es tiempo adelantado. No practique durante una llamada; es preferible que se familiarice con todas las claves.
* * coloque la parte trasmisora del teléfono directamente enfrente de su boca. Si el trasmisor se coloca lejos de esta, se está arriesgando a que se le entiendan.

Recuerde que el hablar por teléfono requiere una mejorpronunciación que la que se necesita para conversaciones frente a frente. |

* Coloque el teléfono en su escritorio para que puede contestar el audífono sin golpearlo contra algo. A nadie le agrada el ruido innecesario.
* Evite conversaciones secundarias mientras habla por teléfono. La otra parte merece toda su atención. No intente realizar dos conversaciones a la vez.
* Asegúrese deretener la llamada antes de discutir la situación de la persona que llama, con algún compañero de trabajo.

¿No sería vergonzoso comentarle a un compañero que la persona que está llamando no parece ser muy lista, y darse cuenta que él o ella estaban escuchando? |

* Nunca coma o beba cuando habla. Si tiene la boca llena cuando el teléfono suene espero unos segundos antes de contestar.
*Deje que el teléfono suene lo más posible, lo ideal son tres veces.

Algunas organizaciones tienen una “políticas de tres timbrazos”. Averigüe si así es en la de usted. |

* Cuando vaya a retener una llamada para contestar otra línea, pida permiso y ESPERE LA RESPUESTA.
Ejemplo: ¿ Le molestaría esperar un minuto mientras contesto la otra línea? Espere a que el cliente diga: “Claro,adelante”. Con frecuencia solo escuchamos “un momento por favor” y la persona ya no está en la línea. |

* Si tiene varias llamadas en retención, recuerde la prioridad de cada una. Si es necesario, anote quien está esperando y por cual línea.

Nada es más molesto que contestar varias veces a la pregunta “¿A quién está esperando? |

TECNICA TELEFONICA NUMERO DOS: LA MODUALCION DE SU VOZ.Practique con una grabadora este ejercicio de modulación. Primero la siguiente oración con su voz normal:“Jimmy no se presento a trabajar esta mañana.”Ahora, diga de nuevo la oración con tono de “sorpresa” en su voz.Hágalo otra vez, pero en esta ocasión con un tono informal.Después, hágala parecer un “secreto”.Finalmente, vuélvala una “pregunta”.Si lo hace apropiadamente, conforme cambia lamodulación de su voz, la oración significara algo completamente distinto para la persona que lo escucha. |

TERCERA TELEFONICA NUMERO TRES: SU MEJOR VOZ.

Todos tenemos voces que suenan diferente. Algunas tienen la voz profunda de autoridad, mientras que otros se oyen frágiles o sumisos. Las voces pueden ser agradables o moletas; fáciles de entender o incomprensibles; claras como una campanas ochillonas. La voz que usted proyecta está determinada por cuantos factores, cada uno de los cuales pueden controlarse.
ENERGIA. La energía de su voz refleja su actitud y entusiasmo.
VELOCIDAD DE PALABRA. Una velocidad normal es 125 palabras por minuto. Hablar más rápido puede causar problemas.
TONO. Puede ser monótono, bajo o alto. Lo ideal es que usted pueda variar el tono y la modulación de...