TECNICAS

PREGUNTAS:
1. ¿Existe en tu ciudad un archivo histórico?, ¿Desde qué año funciona?
Sí, es el Centro de Documentación e Investigación Histórica Regional (Bucaramanga). Funciona desde el 3 de Junio de 1988.
2. ¿Desde qué año se conserva documentación en el Archivo General de la Nación?
El Archivo General de la Nación conserva cerca de 402 fondos documentales que han tenido su origen en muydiversos productores y cuyas fechas extremas oscilan entre 1543 y 991.
3. ¿En qué consiste y cómo funciona el archivo electrónico?
Es el sistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia). Además de la funcionalidad dealmacenamiento permite la recuperación y consulta de los documentos.
4. ¿Qué personas integran y que funciones tienen los comités de archivo en las empresas?
El Comité de Archivo es un órgano interno de la entidad, de carácter asesor en todos los aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los documentos. 
Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante un actoadministrativo correspondiente, como un grupo  asesor  de la alta dirección, responsable de definir las  políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.  
El Comité de Archivo estará conformado, entre otras por las siguientes personas: 
El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quiendependa de forma mediata el Archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros) o su delegado, quien lo presidirá; el Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado.
El Jefe de la Oficina de Planeación o su delegado.
El Jefe de la Unidad de Organización y Métodos o su delegado.
El Jefe de la dependencia productora de los documentos  que se evaluarán y 
El Jefe de la UnidadAdministrativa u operativa del archivo, quien actuará como secretario.

5. ¿En qué universidades de tu ciudad ofrecen la carrera de archivística?
En la Universidad Industrial de Santander (UIS)



6. Busca en catálogos y revistas, fotos o liustraciones de muebles, equipos y elementos necesarios para la tarea de archivo.


7. Elabora un esquema que ejemplifique la estructura de un archivocentralizado, descentralizado y con control central
Archivo centralizado:

Descentralizado y con control central:

8. ¿En qué casos recomiendas el archivo alfabético?
Es recomendable para los expedientes y a las cédulas de catálogos, registros o índices.
9. Analiza la información y las actividades de tu institución, con el fin de establecer un archivo por asuntos; determina los nombres, grupos y subgrupos,y organízalos.

10. ¿Qué ventajas ofrece la microfilmación?
1. Ahorro sustancial de espacio (más del 98%) 
2. Ahorro de elementos de archivo (armarios, estanterías, carpetas, etc.) 
3. Acceso y localización rápido, y consulta ágil. 
4. Seguridad derivada, de que al ser de menor volumen es más sencillo y económico asegurar la documentación contra robos, incendios, insectos y roedores, etc. 
5.Seguridad en la conservación de la información y documentos, ya que estos en el microfilm son inadullterables. No se puede modificar la información. 
6. El microfilm es más fácil y económico de distribuir y de reproducir, pues una copia del microfilm cuesta muy poco, y al ser esta de pequeño tamaño, tiene poco flete o gastos de envío. 
7. En los formatos normales es posible que en cada rollo demicrofilm de 16 mm puedan estar contenidos 2.800 documentos tamaño oficio, 5.600 de tamaño carta, y más de 11.000 del tamaño de un cheque, y este de ambos lados. 
11. ¿Cuánto tiempo es recomendable guardarlos documentos microfilmados?
Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del...