Tecnico Adminitrativo

5. CARTAS
La expedición de cartas u oficios esta a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo o el cumplimientos de sus funciones. Véase acuerdo 060 del AGN, de octubre 2001
Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de pagina. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas.Para las cartas u oficios internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con logo, membrete y pie de pagina, las demás con el logo. Véase acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001
Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto. Véase numeral 4.5.8.1
5.1 CARACTERISTICAS DE LA REDACCION Y PRESENTACION
* La cartau oficio tiene como objetivos fundamentales informa y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta;
* Tratar un solo tema por comunicación;
* Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
* Usar tratamiento respetuoso y cortes;
* Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural;
* Emplear estilogramatical natural, sencillo y continuo;
* Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización y
* Distribuir el texto de acuerdo a su organización

6.2 UTILIZACION DE LAS CARTAS
* De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tiene los siguientes usos:
* Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes;
* Regular o aclarar unasituación;
* Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
* Dar respuesta a una comunicación recibida;
* Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;
* Solicitar detalles sobre un asunto determinado;
* Impugnar o corregir una situación;
* Confirmar eventos ocurridos o pendientes;
* Solicitar o remitir información, documento u objetos;
* Ofreceragradecimientos, excusas o condolencias;
* Felicitar, invitar o convocar y
* Hacer llamados de atención, entre otros.

6.3 CLASE DE CARTA U OFICIOS
Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan:
* Organizacionales: se produce en el desarrollo de las actividades de la organización;
* Oficiales: se produce en las oficinaspublicas y organizaciones del estado y
* Personales: se producen entre quienes se conocen en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.
5.4 PARTES DE LA CARTA
5.4.1 Código:
Véase el numeral 4.5.2
5.4.2 Lugar de origen y fecha de elaboración
Véase el numeral 4.5.3
5.4.3 Destinatario
A Partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tresinterlineas libres según la extensión de la comunicación .estos datos pueden ocupar varias líneas, de acuerdo con el tipo de documento.
Es importante que los datos del destinatario de dirijan de forma personalizada, es decir, aun funcionario especifico. Si no es posible obtener el nombre, se envía a la dependencia u oficina responsable.
Esta conformado por los siguientes componentes:
5.4.3.1Denominación o titulo académico
Se escribe en la primera interlinea libre. Véase el anexo A (informativo).
5.4.3.2 Nombre del destinatario
Se ubica en la segunda interlinea libre.
5.4.3.3 Cargo.
Se ubica en la tercera interlinea libre.
5.4.3.4 Organizaciones.
Se escribe en la interlinea libre siguiente al cargo, con la denominación mas ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla oacrónimo.
En caso de nombre completo, la escritura se efectuara con mayúscula inicial p sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda.; SA. Y otras que puedan contener la razón social
Las siglas y acrónimos se escriben en mayúscula sostenidos, a menos que la organización lo haya registrado de manera diferente
5.4.3.5...