Tecnico En Sistemas
Páginas: 26 (6307 palabras)
Publicado: 5 de octubre de 2011
Clasificación Documental
Definiciones extractadas de la cartilla de Clasificación Documental del
Archivo General de La Nación de Colombia, 2001.
La clasificación es una labor intelectual de disposición de cualquier elemento según esquema, plan o marco preestablecido.
La clasificación documental es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuyafinalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.
El Proceso
La clasificación es el premier paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica ycientífica.
Clasificación
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Ordenación
Descripción
La Clasificación como Proceso Archivístico
Como Proceso archivístico, la clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico – funcional de las instituciones y los trámites administrativos queadelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.
Fondo Documental
Sección Documental
Subsección Documental
Serie Documental
Subserie Documental
Unidad documental
Simple
Compleja
Agrupaciones Documentales
Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa , en el ejercicio de sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en elorganigrama, originan los fondos, las secciones, las subsecciones, las series y las subseries documentales.
¾ Fondo Documental
Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.
¾ Sección Documental
Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad o división administrativao funcional de la institución que produce el fondo.
¾ Subsección Documental
Es una subdivisión de la sección documental (división administrativa). En algunos casos la subsección recibe el nombre de Oficina, División o Sección.
La subsección tiene a su cargo funciones y actividades específicas dentro de la sección.
¾ Serie Documental
Es el testimonio documental continuado deactividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y subsección está constituida por documentos agrupados en series.
¾ Subserie Documental
Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.
¾ Unidad Documental
Es el resultadofísico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas.
La unidad documental puede ser simple o compleja. Es simple, cuando está constituida por el mismo tipo documental, es compleja cuando está integrada por
tipos documentales de diversa índole, que responden a una secuencia dentro de un trámite.
Los tipos documentales son laexpresión de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magnética, acetato, entre otros.) y con los mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido.
La clasificación es una operación archivística que consiste en el establecimiento de categorías o grupos que reflejan una estructura jerárquica.Puede ser:
¾ Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo
¾ Clasificación de secciones o subsecciones en el interior de un fondo
¾ Clasificación de series en el interior de una sección o subsección
La clasificación debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones...
Definiciones extractadas de la cartilla de Clasificación Documental del
Archivo General de La Nación de Colombia, 2001.
La clasificación es una labor intelectual de disposición de cualquier elemento según esquema, plan o marco preestablecido.
La clasificación documental es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuyafinalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.
El Proceso
La clasificación es el premier paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica ycientífica.
Clasificación
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Ordenación
Descripción
La Clasificación como Proceso Archivístico
Como Proceso archivístico, la clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico – funcional de las instituciones y los trámites administrativos queadelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.
Fondo Documental
Sección Documental
Subsección Documental
Serie Documental
Subserie Documental
Unidad documental
Simple
Compleja
Agrupaciones Documentales
Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa , en el ejercicio de sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en elorganigrama, originan los fondos, las secciones, las subsecciones, las series y las subseries documentales.
¾ Fondo Documental
Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.
¾ Sección Documental
Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad o división administrativao funcional de la institución que produce el fondo.
¾ Subsección Documental
Es una subdivisión de la sección documental (división administrativa). En algunos casos la subsección recibe el nombre de Oficina, División o Sección.
La subsección tiene a su cargo funciones y actividades específicas dentro de la sección.
¾ Serie Documental
Es el testimonio documental continuado deactividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y subsección está constituida por documentos agrupados en series.
¾ Subserie Documental
Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.
¾ Unidad Documental
Es el resultadofísico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas.
La unidad documental puede ser simple o compleja. Es simple, cuando está constituida por el mismo tipo documental, es compleja cuando está integrada por
tipos documentales de diversa índole, que responden a una secuencia dentro de un trámite.
Los tipos documentales son laexpresión de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magnética, acetato, entre otros.) y con los mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido.
La clasificación es una operación archivística que consiste en el establecimiento de categorías o grupos que reflejan una estructura jerárquica.Puede ser:
¾ Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo
¾ Clasificación de secciones o subsecciones en el interior de un fondo
¾ Clasificación de series en el interior de una sección o subsección
La clasificación debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones...
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