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Carpeta de presentación para patrocinadores
El propósito de este blog es que encuentres herramientas y soluciones para cumplir con los objetivos y llegar a tu evento de manera cómoda y con todo organizado.
Uno de los temas que más nos preocupan al momento de la planificación del evento es si podremos cubrir los costos. Para esto, los ingresos deberían equiparar a los egresos.
La búsqueda depatrocinadores es una de las maneras de obtener ingresos extra para tu evento. Esto requiere de un tiempo y dedicación para el análisis, la presentación y la coordinación de reuniones para luego poder cerrar su participación. Por este motivo es interesante poder tener preparada en una carpeta tipo que contenga información de interés para potenciales sponsors. 
Qué incluir?
Carta depresentación: Una carta dirigida al responsable comercial o de marketing de la empresa, o quien sea el encargado de tomar la decisión si participarán en el evento.
Información general del evento: Fecha, lugar, temas principales, oradores, organizadores o comité, cantidad de asistentes prevista, profesiones y especialidades. También, podés tener en cuenta la información que publicamos en el post ¿Cómo le doyidentidad a mi evento?
Encargado de la gestión comercial: nombre, cargo y datos de contacto
Listado de posibles formas de participación: Podés encontrar algunas ideas en este post
Reglamento de participación: Incluir formalidades sobre qué se puede hacer o no en el espacio contratado (por ejemplo: no subalquilar o transferir el espacio contratado a terceros, fecha límite para el armado del espacio,responsabilidades en lo que respecta a la seguridad y vigilancia, si corren por parte de los organizadores o por cada uno de los participantes, quién se encargará del mantenimiento y la limpieza del espacio (sobre todo si el evento dura más de un día), datos (nombre y documento) de quiénes asistirán a los stands.
Reglamento de montaje (en caso de participar con un stand): En este punto tendrásque incluir horarios de ingreso y lugar. Para el armado de este reglamento, deberás tener en cuenta las especificaciones de la sede.
Planos: Si tu evento va a incluir una exposición comercial puedes tener armado un plano a escala con las posibles ubicaciones de los stands e ir asignándolos a medida que se cierran los acuerdos de participación
Convenio de participación modelo: Es importante dejarasentado por escrito los compromisos de los sponsors y de los organizadores para evitar cualquier inconveniente
Cuanto más completa se encuentre esta carpeta, los posibles interesados contarán con más información pudiendo influir al momento de tomar la decisión de si desean participar en tu evento. A veces al momento de la planificación algunas de estas cuestiones todavía no se encuentranresueltas, pero es necesario tenerlas en cuenta para ser presentadas previa a la fecha del evento.
Una vez acordada la participación, el convenio de participación modelo deberá ser firmado por los representantes de ambas partes.


Planificación: ¿Qué es lo que no puedo dejar de hacer?
A pesar que la palabra evento proviene del término “eventual”, muy lejos de eso nos encontramos cuando comenzamos aorganizar un evento. Justamente sucede lo contrario, ya que necesitamos planificar rigurosamente cada paso para tratar de coordinar de la manera más óptima posible cada una de las tareas que nos llevarán a que el evento sea exitoso (linkear art. 1).
A continuación, comentamos sobre algunas acciones que deberíamos tener presentes desde el comienzo de la planificación para todas las tareas que nosplanteemos:
Encontrar la justificación o motivo por el cual realizamos el evento es una de las claves para poder encaminar el desarrollo hacia la organización de la reunión. Algunas preguntas que podemos hacernos son ¿por qué necesitamos organizar ese evento?, ¿cuáles son mis expectativas y las de mi equipo (si lo hubiera) que nos llevan a realizar este evento? ¿Cuáles son las necesidades que...