Tecnico Superior En Protocolo Y Ceremonial

Jorge E. Castex y Juan Carlos Grassi. Puntos de encuentro.
Los congresos se tratan de mucho más que un evidente negocio, se trata de un recurso económico de interés para toda la comunidad. Esto requiere, de un esfuerzo previo en conjunto de todos participantes de la organización de un congreso Internacional.
Se debe tener en cuenta todos los factores que definan qué puede proyectar a un lugarcomo “potencial ciudad-sede de convenciones”:
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* Facilidades de acceso.
* Circulación urbana.
* Infraestructura disponible.
* Seguridad.
* Imagen de la ciudad en el mundo.
* Relación de esa imagen con la ecuación precio/servicio.
* Apoyo y voluntad política de áreas gubernamentales.

Se debe tener en cuenta además las ventajas que brinda la ciudad y que laconvención se realice en el mercado apropiado para el publico asistente.
Y las respectivas restricciones:
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* Períodos no disponibles.
* Superposición con festivales.
* Eventos tradicionales.
* Muestras.
* Vacaciones locales.
* Condiciones climáticas

Como hacer un buena marketing del lugar:
* Se debe disponer de una infraestructura atractiva.
* Apoyo moral yfinanciero.
* Orientación adecuada y específica con respecto a la industria.
* Calidad de los recursos humanos.
En una convención intervienen varios actores como por ejemplo: el gobierno, los entes políticos, los buros de convenciones, las cámaras de comercio y turismo, asociaciones y federaciones relacionadas con la industria y el tema del congreso, los Organizadores Profesionales deCongresos (OPCs), los hoteles, entre otros.
Buros de convenciones: “oficina de trabajo”
Funciones: debe garantizar los servicios de acuerdo a la necesidad del congreso, ser un contacto entre los impulsores del evento y el gobierno local, garantizar los precios locales y poner en práctica un adecuado marketing de la ciudad o región.
El plan de marketing debe contemplar la difusión a través de páginasweb, muestras comerciales, publicidad en medios de comunicación, membresía de entidades internacionales de organización de congresos, viajes selectivos de inspección y promoción.
Convocatoria mundial
Para ser incluido en la categoría de internacional, un congreso debe reunir una serie de requisitos básicos:
Para la UIA:
* Mínimo de 300 participantes.
* Un 40% de los asistentes de origenextranjero.
* Por lo menos 5 nacionalidades.
* Duración mínima de tres días.
Para la ICCA:
* Periodicidad.
* Rotación (mínimo de cuatro países).
* No menos de 50 participantes.
* El 40% de los asistentes debe ser extranjero.
Pautas para la presentación
Una presentación se define como una invitación para ser el anfitrión de un congreso (internacional) en nuestro país ysolicitarlo obliga un curso de acción muy delicado.
Puede tener como objetivo 3 segmentos:
1. Gubernamentales: Banco mundial, ONU.
2. No Gubernamentales: Asociación Internacionales de Cardiología
3. Corporativa: Ford, IBM, Sony.
El primer paso en la conformación del Comité Organizativo que preparará el material, formado por los directivos de la entidad que ha asumido laresponsabilidad del congreso, el OPC, representantes del lugar de donde proviene el congreso, representantes del Buró de Convenciones de la ciudad o país a postular, de la Secretaria de Turismo y representantes de una aerolínea.
Es importante explotar la imagen, saber la cantidad y la calidad de la infraestructura, acomodaciones de hotel, catering, comunicaciones, transporte, la calidad de actividadessociales, mundo universitario y académico de nuestra industria, comercio, bancarización, Buró de convenciones.
Luego de la aprobación de la asociación local, hay que postular la sede formalmente ante la Asamblea que tomará la decisión. Para ellos debe tenerse en cuenta el perfil de los directivos y la comunicación con los miembros.
Se puede invitar a los miembros de la junta directiva a que...