Tecnico

1. PLANEACIÓN DE UN EVENTO Toda planeación de un evento debe considerar los siguientes aspectos:1. DEFINIR LOS OBJETIVOS Del fin que se persiga con la realización del mismo, depende la fase de preparación.Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y específicos.2. PROGRAMACIÓN ACADÉMICA Y SOCIALUna vez establecidos los objetivos se entra a definir un programa académico con el cualse pueda alcanzar elpropósito del mismo. Como parte integral de todo evento es necesario definir también las posibles actividadesculturales y sociales que se realizarán, con el fin de elaborar un cronograma.3. DURACIÓNLa programación académica y las actividades culturales, son la base para determinar el tiempo que se requierepara realizar el evento y una fecha aproximada de realización, la cual nodebe ser inferior a seis meses paraeventos nacionales. En ocasiones, se definen los objetivos y se establece de una vez la duración del evento,tiempo dentro del cual se deben enmarcar las actividades académicas, culturales y sociales.4. NÚMERO DE ASISTENTESPara seleccionar el sitio del evento es necesario hacer un análisis objetivo de los posibles asistentes. Aun cuandoestos eventos generalmenteson abiertos, habrá que fijar un tope máximo de participantes.PRESUPUESTO GENERAL DE UN EVENTOEl costo total del evento y el valor de la inscripción se determinan con base en los presupuestos elaborados porlos distintos comités, a los cuales se les asignará éstas y otras funciones a cumplir durante la realización delevento. El número de comités y sus integrantes dependerá de la magnitud del eventoy de la disponibilidad de losrecursos que la organización pueda dedicar para este fin.Las siguientes son las actividades mínimas que deben considerarse, para definir los costos del evento y loscomités que deben conformarse:· Salones de conferencia.· Actos sociales.· Material impreso.· Transporte terrestre y aéreo para desplazamiento de los participantes en las ocasiones determinadas enelprograma.· Invitados especiales. Se refiere a los conferencistas que asistirán al evento, para los cuales deben prevertiquetes, alojamiento, transporte individual, honorarios y obsequios.· Alquiler de recursos físicos como sonido, fax entre otros.Una vez conocidos los costos anteriores, se puede tener una aproximación objetiva al valor total del evento. Sedebe prever además una partida adicional paraimprevistos y gastos varios, de disponibilidad inmediata. Definidala viabilidad del evento, se acuerda la fecha definitiva de realización.ORGANIZACIÓN DEL EVENTOEn primera instancia debe haber un coordinador general del evento con autonomía para autorizar gastos y uncomité organizador conformado por cada uno de los responsables de los comités definidos, quienesconjuntamente asignarán funciones yelaborarán el plan general de trabajo, como mínimo con cuatro meses deanticipación, el cual servirá de base para el plan individual de cada comité.COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN
2. Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas, pagaos, facturas, recaudos porinscripción) y el apoyo logístico en general, el cual incluye sitios para los actos de instalación y clausura, sitiosdereuniones, recursos físicos: mesa principal, micrófonos, sonido, fax, computadores, máquinas de escribir,fotocopiadoras, mesas, sillas, casetes, atril, papelógrafos, medios audiovisuales y elementos de oficina entreotros.COMITÉ ACADÉMICOSe encargará de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes en mesas redondas y decoordinar la recepción de las ponencias, conferencias, discursosy conclusiones, las cuales harán parte de lasmemorias del evento. Deberá acordar con el subcomité de Recepción y Alojamiento, los detalles deldesplazamiento y permanencia de los conferencistas.COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICASAun cuando el éxito del evento depende del buen funcionamiento de todos los comités, éste es quizás el demayor incidencia para una imagen positiva del evento, puesto que tiene...