tecnología de la información

Circuito de Compras y Pagos.

Omisiones:

1) Observar en su control diario de la ficha de stock. No especifica que la solicitud debe ser una nota de pedido.
2) Pedido de cotización a cada uno de los proveedores por escrito, para la cual debemos tener en cuenta el proveedor que ofrezca la calidad mas optima, el menor costo posible, el menor tiempo de demora para la entrega del producto y lasmejores condiciones de pago.
Este pedido de cotización debería contener: descripción precisa y completa de los artículos que se solicito cotización, cantidad, precios bajo distintas condiciones de pago, fecha de entrega y plazo de mantenimiento de la oferta del o los productos.
3) El encargado de Almacenes al recibir la mercadería, debe controlar con el remito y si esta correcto conforma alparte de recepción el cual quedara en poder del sector Recepción, luego Controla cualitativa y cuantitativamente la mercadería, de estar correcto la almacena, actualiza la ficha de Stock y se envía el remito lo antes posible al sector Contaduría.
4) El responsable de contaduría debe colocar fecha de cierre de la operación, es decir la fecha de vencimiento de la misma.
5) Al recibirse la factura enContaduría, se controla con la registración llevada a cabo oportunamente y de estar correcto se firma el acuse de recibo.
6) Tesorería debe controlar los saldos disponibles en el banco.
7) Se archiva todo el legajo de la operación en contaduría.

Correcciones:

1) la necesidad de compra se detecta no solo teniendo en cuenta el punto de reposición; sino también la ficha de stock paracontrolar la existencia que hay y también el límite máximo de compra.
2) compras controla y firma una copia para almacenes
3) tener en cuenta el tiempo límite de las cotizaciones y cuantas recibimos
4) en el sector contaduría se registra la orden de compra.
5) El encargado de recepción solo realiza un control cuantitativo con el remito.
6) en el parte de recepción debe figurar numero de remito,nombre del proveedor, cantidad de mercadería, etc. y 2 copias
7) el encargado de almacenes recibe y controla la mercadería, hace un control cualitativo (calidad) y cuantitativo (cantidad) y controla la solicitud de pedido junto al remito y mercadería, si está todo bien autoriza el remito, almacena la mercadería y autoriza la ficha de stock.
8) contaduría también firma solicitud de compra yentrega a almacenes así le queda un respaldo.
9) además contabilidad debe establecer fecha de vencimiento
10) una copia de la orden de pago firmada oficial es para el proveedor
En el sector de recepción. Se debe emitir el parte de recepción con acuse de recibo de la entrega de una copia, y éste junto a la mercadería y el remito enviarlos a almacenes. Donde hará un control cualitativo de lamercaderías con el remito. Y una vez pasado por ese sector, enviar el remito a contaduría.
11) tesorería antes de emitir el cheque controla los saldos para saber si hay disponibilidad, si hay emite el cheque
12) contabilidad controla la orden de pago y el recibo, los firma y registra. Luego adjunta dicho recibo a la demás documentación que tiene en su poder.
13) en contaduría una vez recibida laorden de pago, el legajo y cheque con la primera firma, se tiene que controlar la confección del cheque con lo recibido y recién ahí colocar la segunda firma.

Circuito de Ventas y Cobranzas.

Omisiones

1) contratación de un seguro de caución junto con todas las garantías legales para autorizar la venta.
2) Es necesario tener en cuenta en cuanto al límite del crédito, si existen atrasosen las cobranzas de ventas que se realizaron al cliente y tener actualizado el saldo de la cuenta corriente.
3) La nota de venta debe estar firmada por almacenes y contaduría.
Esta Nota de venta deberá contener como mínimo: código de cliente, dirección de entrega del producto, código y descripción del o los productos, cantidad solicitada, fecha de la operación, fecha acordada de entrega y...