Tecnologa

DISEÑO E IMPLEMENTACION DE FORMATOS
I. ASPECTOS PARA LA IMPLEMENTACION FINAL
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Quien o quienes son los clientes objetivos del procedimiento
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Determinar que en realidad sea relevante para la empresacuando se diseñe el formato. Se debe tener en cuenta alpersonal que maneje las estadísticas o las bases de datos quese requiere rescatar. Es importante tener certeza sobre lainformación que enrealidad se requiere en una base de datos yque en realidad sea útil para la empresa
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Seleccionar adecuadamente las fuentes generadoras de lainformación (entrevista, cuestionario, entrevista, observación
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El diseño de un formato debe tener en cuenta no solo a lafuente adecuada de la información sino también, el tipo decliente al que va dirigido el formato como es el caso de superfil,escolaridad, tipo de labor, etc
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En la redacción de normas y políticas se debe utilizar unlenguaje neutral e impersonal
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En la normatividad de una empresa se debe reflejar laconducta, la ética y el espíritu de la empresa. Inclusive se debereflejar en la calidad de empleados que tiene y busca paracumplir con sus objetivos
II. ESTRUCTURA PARA EL LEVANTAMIENTO DE CADAPROCEDIMIENTO E INSTRUCTIVO DETRABAJOA. TITULO Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
Es la primera página del procedimiento o instructivo de trabajo,posee los siguientes campos:
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Logotipo y Nombre de la Empresa
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Serial
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Revisión
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Páginas
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Firma de la persona responsable de la revisión yaprobación
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Nombre del procedimiento o Instructivo de trabajo

REGISTRO DE REVISIONES EFECTUADAS A ESTEDOCUMENTO
Es la parte delprocedimiento o Instructivo de trabajo donde seseñala el número de revisiones realizadas al documento
1. OBJETIVO:
Debe describir de manera clara el “por qué”y el “Que” del procedimiento o la instrucción de trabajo,centrándose en aquellos aspectos que lo hace único. Debeser entendible para todos los involucrados en el mismo,como por todos los que manejan el documento
2. ALCANCE:
Debe indicar tanto lasáreas como lassituaciones donde el procedimiento o la instrucción detrabajo debe ser usado, además de hacer sus excepciones(es decir lo que excluye). Debe ser entendido y entendibletanto por los involucrados en el mismo, como por todos losque manejan el procedimiento o la instrucción de trabajo.
3. RESPONSABLES
: Debe indicar las cargos que tienen laresponsabilidad de ejecutar las actividadesdescritas en eldocumento y los responsables por que se cumpla el mismo,se deberá mencionar solo cargos y nunca hacer referencia enforma personal.
4. CONDICIONES / NORMATIVAS:
NORMATIVAS: Debe describir las condiciones específicaspara el procedimiento o la instrucción de trabajoASPECTOS DE SEGURIDAD: Muestra los riesgos, las medidasy los implementos de seguridad que se deben considerarpara laejecución del documentoMateriales, Herramientas y Equipos
5. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
: Describe enforma detallada y en orden cronológico las actividades quedeben llevarse a cabo para el aseguramiento de la calidadde los productos y/o servicios que se esperan obtener
6. FLUJOGRAMA
: Debe indicar de una manera lógica, lasecuencia como deben ser ejecutados los pasos, el cargoque debe ejecutarlosy los registros que deben elaborarsepara el aseguramiento de la calidad, de los productos y/oservicios que se esperan obtener con el procedimiento

7. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
: Debe mencionartodos aquellos documentos, normas, libros, artículos, etc quese usaron para elaborar el procedimiento o la instrucción detrabajo y además los que deben usar durante la ejecución delos pasos.Estareferencia debe indicar tipo, serial, título, autor, edicióny página sino que debe referirse a como y donde ubicarla.En los casos de difícil acceso a la misma y que sea necesariapara la realización de algunos de los pasos descritos, debeproveerse una copia de la misma como un anexo delprocedimiento.
8. REGISTROS
: Lista de los números y nombres de losformularios, reportes y pantallas asociadas al...