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EXCEL AVANZADO
MANEJO DE BASE DE DATOS

LISTAS

Podemos definir las listas como una serie de filas de hoja de cálculo, cada una de las cuales tiene un rótulo y que contienen datos relacionados entre sí, podría ser una relación de productos o un conjunto de nombres y números telefónicos.

Una lista la podremos manejar como una base de Datos, en la cual las filascorresponden a los registros y las columnas a los campos. Normalmente la primera fila corresponde a los rótulos de cada columna.



Ejemplo Hoja de Ventas por Vendedores


Ordenación de datos en una Lista

Muchas veces es muy importante que nuestra información la podamos presentar ordenada, esta información se ordenará de acuerdo al contenido de las celdas de las columnas que se escojan enOrdenar por.

NOTA Para ordenar datos no es necesario que estén agrupados en la misma forma en que se agrupa una base de datos, pueden ser filas o columnas aisladas. Sin embargo, uno de los usos más comunes para las opciones que ordenan los datos se utilizan en el manejo de bases de datos.

COMO ORDENAR

Excel posee formas rápidas de ordenación, asi como también un cuadro de diálogo paraordenar, en esta sección analizaremos las dos formas:

Mediante una columna

Podemos usar una ordenación tanto ascendente como descendente. Para proceder a la ordenación siga los siguientes pasos:
1. Haga clic en una de las celdas de la columna por la cual desea ordenar.
2. Haga clic en el botón Orden Ascendente de la Barra de Herramientas Estándar (podría usar el botón Orden Descendente )Mediante el cuadro de diálogo Ordenar

Cuando se desea un nivel personalizado de ordenación recurrimos a este cuadro de diálogo, lo activamos al hacer clic en Ordenar del menú Datos, se muestra el siguiente cuadro:





Formulario de Datos

Una forma más ordenada y funcional de ver los registros (una fila entera de datos) de una lista de una sola vez es utilizando el comando Formulariodel menú Datos. Esta opción despliega la siguiente caja de diálogo:

Podemos usar este formulario de Datos para cambiar registros, poner un Nuevo registro, Eliminar un registro y Buscar registros. Si se hacen cambios, se pueden Restaurar antes de presionar Enter o cambiarse a otro registro. Si se eliminan registros no se podrán recuperar.

Notemos que podemos cambiar la información de loscuadros de texto, pero en el caso del TOTAL, hay un valor que no podemos alterar, esto se debe a que el campo TOTAL es el resultado de una fórmula, por tanto sólo se recalcula cuando salgamos de la caja de diálogo o cuando nos cambiemos hacia otro registro.

Adición y Eliminación de datos

Para agregar información podemos utilizar el botón Nuevo y digitar los nuevos valores en los cuadros de textoque están en blanco.
Para eliminar un registro de datos seleccione primero el registro que va a eliminar y luego haga clic en el botón Eliminar, un cuadro de mensaje pedirá su confirmación para proceder a la eliminación.

Consultas

Normalmente conocidas como búsquedas de información, nosotros podremos consultar datos en este Formulario, normalmente no podemos desplazar de un registro haciaotro usando los botones de la barra de desplazamiento.

Para proceder a la consulta de datos nosotros recurrimos a los criterios de búsqueda. Al dar un clic sobre el botón Criterios se despliega la siguiente caja de diálogo:

En esta caja se pueden determinar que registros se están buscando, estableciendo criterios en cada uno de los campos. También se pueden utilizar operadores de comparación ycomodines.

Una vez establecido el criterio con los botones Buscar siguiente y Buscar anterior se van revisando los registros encontrados bajo ese criterio. Con el botón Borrar se desaparecen todos los criterios y se deja en blanco la ficha lista para volverse a usar. Con el botón Formulario regresamos a la caja de diálogo anterior.

Ejemplo: en el cuadro de texto TOTAL, escriba el criterio...