Tecnologias de informacion en las empresas

Las TICs en la organización: uso de la intranet

Las TICs han producido un cambio espectacular y drástico en todas las organizaciones y, en este sentido, es  Internet el elemento más revolucionario. El uso creciente de Internet como instrumento de comunicación y de distribución de la información ha propiciado que su tecnología se adopte a nivel empresarial mediante la utilización de diversasherramientas informáticas propicias para la colaboración. De esta forma, por la necesidad de gestionar grandes volúmenes de datos y de comunicarse e interactuar eficiente y efectivamente en el interior de las organizaciones, surgió la intranet.
Entonces, puede decirse que las intranets son una derivación de Internet, fruto de la aplicación de sus tecnologías en el interior de la organización, quesurgen como respuesta a la necesidad de mejorar la productividad, reducir los costes y mantener los sistemas de información existentes.3 Su facilidad de uso y acceso ha permitido que una gran cantidad de usuarios la acepten como medio para obtener información confiable, de calidad y de sencilla manipulación a nivel interno de la empresa.
Sin embargo, sería válido preguntarse: ¿qué se entiende porintranet?, ¿qué conceptos se proponen en la literatura en torno a ella? Existen tantas aplicaciones y definiciones de intranet como tipos de organizaciones y de negocios existen. Lo importante es ver de qué forma se puede potenciar su uso en la entidad y que se busca con ella.
A nivel conceptual, se perciben dos tendencias principales: la visión técnica, entre la que se puede mencionar ladefinición ofrecida por O’Brien: “red de información interna circunscrita a un número limitado de usuarios, configurada sobre una red de clientes-servidor tcp/ip, con navegadores y un servidor Web, y un conjunto de software y hardware que permite crear y acceder a datos hipermedia, publicar páginas Web, establecer comunicaciones por vía telemática, compartir información en tiempo real, etcétera.4  
Elsegundo enfoque es el funcional, y bajo este puede insertarse el concepto de intranet como “organización de aprendizaje, que posibilita la integración de gente, procesos, procedimientos y principios para formar una cultura intelectualmente creativa que permita la implantación de la efectividad total de la organización”.5
Cascante y Fonseca, por su parte, la conceptualizan como una “red interna dela organización de acceso restringido que permite compartir recursos, información y servicios, utiliza la misma plataforma tecnológica que Internet (red, protocolos y servidores), que facilita la comunicación, la colaboración y coordinación entre los empleados. Mediante la intranet pueden realizarse los procesos naturales de toda organización, pero de manera más eficiente y en menor tiempo. Noexiste restricción en relación con su tamaño o lugar físico; la única restricción es el acceso único a usuarios autorizados. Además, la intranet podría estar conectada a Internet o funcionar como una red aislada”,5 mientras que Cabanas la define como “un sistema de comunicación interactivo mediante el cual diferentes ordenadores —en este caso, en una misma organización— se encuentran unidos por mediode un servidor con el fin de compartir recursos e informaciones”.6
De manera general, una intranet es mucho más que un sistema técnico, es un cambio en la filosofía de gestión de las actividades de la entidad, de los empleados y de todos los involucrados en su gestión en pos de una mayor competitividad y adecuación a las necesidades de sus usuarios. Es por eso que a los términos de la presentecontribución se concibe como intranet aquella red de información interna, de acceso limitado a la institución que la crea o a quien autorice, bajo determinados niveles de seguridad. Constituye un sistema de comunicación interactiva que permite compartir recursos, información y servicios, en función de los distintos papeles desempeñados por los usuarios definidos en la organización; así como la...