Tecnologias De La Informacion
Páginas: 6 (1259 palabras)
Publicado: 2 de noviembre de 2012
“Tecnologías de Información.”
GESTIÓN DOCUMENTAL.
Introducción.
El impacto de las nuevas Tecnologías de la Información (TIC) y las comunicaciones, se han convertido en una necesidad para los sistemas empresariales.
La mayoría de las empresas necesitan acceder y consultar de forma frecuente la información archivada. Para otros es laimportancia de los documentos o el volumen de información lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.
El nuevo manejo de las TI, y en especial de Internet, ha realizado un incremento significativo en las posibilidades de comunicación y en la transmisión de información y conocimiento,Mediante la insistente búsqueda de las empresas e instituciones a organizarse y a traspasar conocimientos.
Esto lleva a desarrollar nuevas aplicaciones en la producción de bienes y servicios, Así la Gestión Documental supone un verdadero reto para muchas organizaciones.
Existen principios, en relación al manejo de la información o documentación de la empresa, al tratarlo como un tipo de recurso:• Las tecnologías de información (hardware, software, y telecomunicaciones).
• Sistemas de información, conjunto de metodologías, herramientas y software de aplicación, entregando como el resultado el “transformar la tecnología en algo con un valor de uso para el usuario”.
• La Gestión Documental y los conocimientos de la organización.
¿Quées la Gestión Documental?
La Gestión Documental consiste en la utilización de tecnología y procedimientos que otorgan la gestión y el acceso a la información generada por una empresa, ya sea al personal de la empresa como a clientes y proveedores.
Principales etapas para la creación de la Gestión Documental.
• Digitalización de Documentos.
La digitalización o elalmacenamiento digital de cualquier documento es sólo el primer paso. Cualquier sistema de este tipo debe contar con algún método automático que nos permita ser capaces de encontrar la documentación que necesitamos sin grandes esfuerzos.
• Enlace con el Sistema de Gestión.
Aunque no es un requisito imprescindible, si pensamos que la mayor parte de los documentos que manejamos en laempresa están relacionados de una u otra forma con su gestión (facturas, contratos, pedidos, etc.), integrar la gestión documental dentro de nuestro sistema de gestión empresarial puede suponer un gran ahorro de tiempo en la catalogación de los documentos. Cada fichero estará relacionado con uno o varios datos que debemos introducir en nuestro sistema de gestión. Integrando ambos nos ahorramosduplicar el trabajo y facilitamos la búsqueda de información.
• Flujos de Trabajo.
Cuando un papel entra en la empresa no suele estarse quieto. Si el sistema de gestión documental es capaz de manejar estos flujos de trabajo (por sí mismo, mediante el software de gestión de la empresa o mediante otra aplicación) todo ese vaivén de documentación se puede reducir al mínimo o eliminarcompletamente. Teniendo como objetivo el mejoramiento de la productividad de la empresa.
Según José M. Cestero en tecnologiapyme.com el 16/12/2008.
[pic]
Sistema de Gestión Documental.
Es un sistema computarizado ó un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos o información multimedia soportados en papel.
[pic]
Software de GestiónDocumental.
Son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de
grandes cantidades de documentos. Estos documentos necesitan una organización clara de sus contenidos y esto, suele suceder con
la información almacenada en una base de datos. La combinación de este tipo
de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos
permite el acceso rápido mediante...
GESTIÓN DOCUMENTAL.
Introducción.
El impacto de las nuevas Tecnologías de la Información (TIC) y las comunicaciones, se han convertido en una necesidad para los sistemas empresariales.
La mayoría de las empresas necesitan acceder y consultar de forma frecuente la información archivada. Para otros es laimportancia de los documentos o el volumen de información lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.
El nuevo manejo de las TI, y en especial de Internet, ha realizado un incremento significativo en las posibilidades de comunicación y en la transmisión de información y conocimiento,Mediante la insistente búsqueda de las empresas e instituciones a organizarse y a traspasar conocimientos.
Esto lleva a desarrollar nuevas aplicaciones en la producción de bienes y servicios, Así la Gestión Documental supone un verdadero reto para muchas organizaciones.
Existen principios, en relación al manejo de la información o documentación de la empresa, al tratarlo como un tipo de recurso:• Las tecnologías de información (hardware, software, y telecomunicaciones).
• Sistemas de información, conjunto de metodologías, herramientas y software de aplicación, entregando como el resultado el “transformar la tecnología en algo con un valor de uso para el usuario”.
• La Gestión Documental y los conocimientos de la organización.
¿Quées la Gestión Documental?
La Gestión Documental consiste en la utilización de tecnología y procedimientos que otorgan la gestión y el acceso a la información generada por una empresa, ya sea al personal de la empresa como a clientes y proveedores.
Principales etapas para la creación de la Gestión Documental.
• Digitalización de Documentos.
La digitalización o elalmacenamiento digital de cualquier documento es sólo el primer paso. Cualquier sistema de este tipo debe contar con algún método automático que nos permita ser capaces de encontrar la documentación que necesitamos sin grandes esfuerzos.
• Enlace con el Sistema de Gestión.
Aunque no es un requisito imprescindible, si pensamos que la mayor parte de los documentos que manejamos en laempresa están relacionados de una u otra forma con su gestión (facturas, contratos, pedidos, etc.), integrar la gestión documental dentro de nuestro sistema de gestión empresarial puede suponer un gran ahorro de tiempo en la catalogación de los documentos. Cada fichero estará relacionado con uno o varios datos que debemos introducir en nuestro sistema de gestión. Integrando ambos nos ahorramosduplicar el trabajo y facilitamos la búsqueda de información.
• Flujos de Trabajo.
Cuando un papel entra en la empresa no suele estarse quieto. Si el sistema de gestión documental es capaz de manejar estos flujos de trabajo (por sí mismo, mediante el software de gestión de la empresa o mediante otra aplicación) todo ese vaivén de documentación se puede reducir al mínimo o eliminarcompletamente. Teniendo como objetivo el mejoramiento de la productividad de la empresa.
Según José M. Cestero en tecnologiapyme.com el 16/12/2008.
[pic]
Sistema de Gestión Documental.
Es un sistema computarizado ó un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos o información multimedia soportados en papel.
[pic]
Software de GestiónDocumental.
Son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de
grandes cantidades de documentos. Estos documentos necesitan una organización clara de sus contenidos y esto, suele suceder con
la información almacenada en una base de datos. La combinación de este tipo
de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos
permite el acceso rápido mediante...
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