Tecnologie

Prácticas de Introducción al uso de Computadores

Curso 2004-2005

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MICROSOFT ACCESS Introducción
Microsoft Access es una herramienta de Microsoft para la definición y manipulación de bases de datos. Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propósito principal es mantener información y hacer que esté disponible en el momento requerido. Esta información es persistente dentro delsistema, es decir, una vez introducida en él, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla. Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información. El manejo de datos incluye tanto la definición de las estructuras para el almacenamiento de la información como los mecanismos para el manejo de la misma. Algunas de las ventajas de usar las bases de datos son:• • • • • Evitan la redundancia. Evitan la inconsistencia. Obligan al cumplimiento de las normas o requisitos para la adición y eliminación de datos a la base de datos. Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos. Se mantiene la integridad entre los datos

Tutorial de Microsoft Access
Al ejecutar el programa de Microsoft Access saldrá una ventana de diálogo donde sepuede escoger o crear la base de datos con la que se va a trabajar. Escoger “Base de datos en blanco” y pulsar “Aceptar”. A continuación hay que elegir el nombre que le vamos a dar a la nueva base de datos y en qué directorio vamos a almacenarla. Escoged el directorio personal de cada uno y llamadla “tutorial.mdb”. “mdb” es la extensión por defecto para las bases de datos de Access (Microsoft DataBase). Una vez hecho esto aparecerá la ventana principal de Access (ver figura). Contiene un listado con todos los objetos que conforman nuestra base de datos. Estos objetos se agrupan, según sus características, en seis fichas o carpetas: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos. Aquí vamos a aprender a utilizar las características básicas de las cuatro primeras.

Conforme nosmovemos entre estas seis fichas se ven listados de todos los objetos de ese tipo que contiene la base de datos activas (en este momento no habrá ninguno). A lado de este listado aparecen tres botones: Abrir, Diseño y Nuevo (en algunos de los objetos cambia el nombre pero sus funciones son similares). El primer botón ejecuta el objeto seleccionado, el segundo permite editar un objeto ya creadopara hacer modificaciones o revisiones y el tercero crea un nuevo objeto, que dependerá de la ficha que esté activada.

Dpto. de Arquitectura y Tecnología de Computadores

H.Pomares; B.Prieto

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Tablas
Una tabla es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento. Access representa las tablas en formasimilar a las hojas de cálculo, donde las columnas son campos y las filas son registros. En una tabla, un campo es una clase de información como puede ser la edad, localidad, sexo, DNI, etc. Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento específico. En este caso Edad=21, Localidad=Granada, Sexo=Varón, DNI=24.344.233, etc. Un punto importante que hay que destacar es quecada registro debe ser único en la tabla correspondiente. Para ello, existe un campo cuyo valor nunca puede repetirse a través de todos los registros de la tabla; este campo se denomina clave principal. En el ejemplo mostrado podría ser el DNI. La definición de las tablas es el eje sobre el cual giran los demás elementos de Microsoft Access. Como se dijo, una base de datos la forman los datospropiamente dichos y los programas que los manipulan. Puede decirse que las tablas constituyen los datos en sí y que los demás elementos de Access son los programas que los manipulan. Creación de Tablas A continuación vamos a crear una base de datos de ejemplo sencilla correspondiente a una compañía discográfica. Los campos que vamos a usar serán el título del disco, el autor, el número de copias...