Teis Organizacion Historias Laborales

PROPUESTA DE INTERVENCIÓN PARA LA SEGURIDAD Y LA
INTEGRALIDAD DE HISTORIAS PENSIONALES DE LOS EX SERVIDORES
DEL DISTRITO CAPITAL

ANA DILFA PARDO SUÁREZ
RICARDO GÓMEZ CABRAL

UNIVERSIDAD DE LA SALLE
DIVISIÓN DE FORMACIÓN AVANZADA
ESPECIALIZACIÓN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GERENCIA DE
DOCUMENTOS
BOGOTA
2007

PROPUESTA DE INTERVENCIÓN PARA LA SEGURIDAD Y LA
INTEGRALIDAD DE HISTORIAS PENSIONALESDE LOS EX SERVIDORES
DEL DISTRITO CAPITAL

ANA DILFA PARDO SUÁREZ Código 88071215
RICARDO GÓMEZ CABRAL Código 88071201

Investigación para optar el titulo de especialista en sistemas de información
y gerencia de documentos

Asesor
CARLOS ZAPATA
HÉCTOR PINZÓN
Docentes académicos

UNIVERSIDAD DE LA SALLE
DIVISIÓN DE FORMACIÓN AVANZADA
FACULTAD ESPECIALIZACIÓN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GERENCIA
DEDOCUMENTOS
BOGOTA
2007

2

Nota de aceptación

3

DEDICATORIA

Con toda mi admiración, aprecio y cariño al doctor Fernando Vergara García Herreros, Director de FONCEP y con todo mi amor a Mauricio, Carolina y Cristian
Camilo, por su paciencia y por haber cedido parte importante de su tiempo para
permitirme alcanzar esta meta.

A Marta Constanza que ha sido mi apoyo y la causa de mi felicidaden estos
últimos 32 años de mi vida y a Aida Constanza que me permite aún ser tierno.

4

AGRADECIMIENTOS

Los autores expresan sus agradecimientos a:

Al Fondo de

Prestaciones Económicas, cesantías y pensiones FONCEP por

habernos permitido desarrollar el proyecto de investigación, especialmente al
doctor Fernando Vergara García – Herreros por haber creído en nosotros.

A los profesores dela Especialización en Sistemas de Información y Gerencia de
Documentos, particularmente a Héctor Pinzón y Carlos Zapata, por sus
orientación

y el aporte tan valioso que le hicieron a nuestro proyecto de

investigación.

5

CONTENIDO

Pág.
1. MARCOS DE REFERENCIA ........................................................................................17
1.1
MARCO CONCEPTUAL...................................................................................17
1.2
MARCO LEGAL ................................................................................................18
1.2.1 Fondo Acumulado con documentación fundamental del expediente .....................19
1.2.2 Archivo de duplicidades con documentación fundamental de los expedientes .......20
1.2.3 Instalaciones físicasinadecuadas ...........................................................................21
1.2.4 Traslado frecuente e inseguro de documentos........................................................22
1.2.5 Personal de archivo sin perfil, con alta movilidad y por contrato .............................23
1.2.6 Inconsistencia en la base de datos SISLA y carencia de una herramienta
tecnológica para elseguimiento de los expedientes ...........................................25
1.2.7 Inexistencia de un inventario que refleje la situación real del archivo de historias
pensionales.......................................................................................................................26
1.2.8 Problemas de seguridadindustrial...........................................................................27
1.2.9 Carencia de un Programa de inducción y capacitación...........................................28
1.3
MARCO INSTITUCIONAL.................................................................................28
2. RESULTADOS DEL ESTUDIO.....................................................................................31
2.1 DESCRIPCIÓN DE LOS ASPECTOS RELEVANTES QUE AFECTAN LASEGURIDAD E INTEGRALIDAD DE LAS HISTORIAS LABORALES ..............................31
2.2
EVALUACIÓN DEL IMPACTO DE LOS ASPECTOS RELEVANTES EN LA
SEGURIDAD E INTEGRALIDAD DE LAS HISTORIAS PENSIONALES ..........................39
2.1.1 Análisis de riesgos ...................................................................................................39
2.1.2 Matriz de calificación de riesgos...