Tema 1

Tema 1.1.2 El departamento de compras

El departamento de compras es el encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para que ésta pueda conseguir los objetivos marcados. Los productos y servicios necesarios está en función, por una parte, del tamaño de la unidad económica y, de otra, de la actividad principal, ya seaindustrial, comercial o de servicios.

Los bienes adquiridos en la empresa industrial son materias primas y auxiliares, envases, repuestos, suministros, seguros, servicios de asistencia técnica y mantenimiento, que se incorporan al proceso productivo: en cambio, la empresa comercial compra mercaderías o artículos para la reventa; y la empresa de servicio adquiere los bienes que utiliza para llevar a cabosus actividades (vehículos en una empresa de transporte) o contrata los servicios que no puede prestar (seguros en una agencias de viajes).

Como es obvio el departamento de compras no puede cumplir su función de forma aislada; para conseguir una buena gestión, al mínimo costo posible, la organización debe permitir la coordinación de las tareas a realizar y la conexión con otros departamentos dela empresa.

La empresa requiere de los elementos de una sociedad, y su objetivo es ofrecer a la sociedad donde existen los satisfactores que ella requiera. Estos satisfactores irán a llenar tanto necesidades primarias como secundarias de la sociedad; es así como nace su estructura orgánica: Ventas o Mercadotecnia, Producción, Finanzas o Contabilidad y Personal.


Los sistemas de organización ylas compras.

Ningún sistema de organización puede aplicarse universalmente, puesto que en muchas ocasiones su funcionamiento es efectivo en una empresa, pero al tratar de implantarlo en otra no proporciona los mismos resultados aun cuando ambas trabajen en el mismo giro. Para tener éxito la estructura de la organización tiene que moldearse de tal manera que se adapte a las condiciones específicasde la entidad económica en cuestión.

Al organizar el departamento de compras es conveniente observar el principio del objetivo, es decir, deben establecerse con claridad los fines que persigue este departamento.
El principio de ubicación: consiste en definir la posición del departamento de compras dentro de la estructura organizacional de la empresa, así como sus relaciones con los demás sectoresde la misma.
El principio de centralización y descentralización: consiste en fijar que actividades pueden ser centralizadas y cuáles descentralizadas.
El principio de sencillez: la organización del departamento de compras debe de ser lo más sencilla como sea posible con el fin de que se pueda cumplir con el objetivo.
El principio de armonía: la estructura de la organización debe de funcionar detal manera que las relaciones que tenga con los demás departamentos de la empresa sean positivas.
El principio de la flexibilidad: durante su funcionamiento el departamento de compras deberá adaptarse a las cambiantes exigencias de la empresa.
El principio de eficiencia: es el resultado de todos los principios indicados anteriormente.


Ubicación del área de compras dentro de la estructura de laempresa.

La posición de un Departamento de Compras varía en gran parte de acuerdo a la importancia de la empresa, así como a las exigencias y organización específica de cada una y al número de actividades o funciones que tenga encomendadas. Ejemplos:
Organigrama de una gran empresa.

Organigrama de una PyMe


Dentro de toda organización las funciones generales del departamento de compras no seencuentran claramente definidas y llegan a variar o diversificarse grandemente de una empresa a otra. Por ejemplo:
En una microempresa, es el propietario quien realiza la compra de todos los recursos de materiales.
En la pequeña empresa, aunque el volumen de compras es mínimo y poco heterogéneo, se puede organizar esta función de cierta manera que su desempeño recaiga en una sola persona y con un...