TEMA 3

Certificado de Profesionalidad SEAG0211
GESTIÓN AMBIENTAL

MÓDULO 1. Normativa y Política
interna de gestión ambiental de la
organización.

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GESTIÓN AMBIENTAL

3.Técnicas de archivo relacionado con el SGA.
3.1 Técnicas de archivo
3.2 Herramientas informáticas de gestión ,
distribución y archivo de la legislación y normativa
aplicable a la organización.
3.3Gestión y archivo de la documentación legal y
normativa aplicable a la organización.
3.4 Procedimiento de identificación de aspectos
legales y normativos aplicables a la organización.
3.5 Elaboración del informe de evaluación del
cumplimiento legal y normativo en la organización.
3.6 Revisión y actualización de legislación , normativa ,
y aspectos aplicables a la organización.

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3.Técnicas de archivo relacionado con el SGA.
3.1. Técnicas de archivo
Las empresas necesitan controlar la información que utilizan
para localizar de manera rápida y eficaz los datos que sean de
su interés.
Es fundamental que la información que utilicemos esté
correctamente :
Clasificada
Ordenada
Archivada
Es imprescindible que la localización de lainformación
sea un proceso simple, rápido y eficaz.
Son la base para organizar la documentación.
Son la base para controlar la información.
Son necesarias en cualquier empresa.

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3.Técnicas de archivo relacionado con el SGA.
Si hablamos de archivo se hace referencia a la forma y
métodos que se emplean a la hora de ordenar lainformación.,además del local/mueble donde se guardan
los documentos y el conjunto de documentos guardados
sea cual sea su soporte material : papel , cd…

3.Técnicas de archivo relacionado con el SGA.

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Los documentos son guardados respetando un orden.
Por ejemplo las facturas:

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3.Técnicas de archivorelacionado con el SGA.
En la empresa, el archivo es el lugar donde se guardan
de manera ordenada los documentos de interés para
asegurar su conservación y garantizar la rapidez a la
hora de su consulta.
Periódicamente las empresas realizan un análisis de sus
sistemas de archivo, de manera que si es necesario se
cambiará algo para mejorar.
La información archivada es tan importante que existe
unaLey de Protección de Datos para que dicha
información sea personal e intransferible.

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3.Técnicas de archivo relacionado con el SGA.
La documentación e información que genera la empresa
se puede clasificar en 3 grandes grupos:
1. Documentación de utilidad para la gestión
empresarial: manual y procedimientos del SGA.
2.

Documentación aconservar por imperativo
legal : documentación legal obligatoria. Como por
ejemplo los requisitos legales del SGA.

3.

Documentación de carácter histórico para la
empresa: versiones obsoletas de manuales.

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3.Técnicas de archivo relacionado con el SGA.
Los documentos también se pueden clasificar
atendiendo a la actualidad de la informaciónque
contienen:
1. Archivo activo : documentos de reciente
actualidad, que se consultan diariamente. Leyes
vigentes
2.

Archivo semiactivo : documentos de baja
actualidad y de consulta poco frecuente. Su función
es informativa.

3.

Archivo inactivo: conserva documentos que no
tienen actualidad y su consulta prácticamente es
nula.

Certificado de Profesionalidad SEAG0211
GESTIÓN AMBIENTAL3.Técnicas de archivo relacionado con el SGA.
3.1 Técnicas de archivo
3.2 Herramientas informáticas de gestión ,
distribución y archivo de la legislación y
normativa aplicable a la organización.
3.3 Gestión y archivo de la documentación legal y
normativa aplicable a la organización.
3.4 Procedimiento de identificación de aspectos
legales y normativos aplicables a la organización.
3.5 Elaboración del...