TEMA 5

Tema 5. Plan de gestión de las comunicaciones y plan de gestión de interesados
Una vez que se tiene el registro de interesados y la estrategia de gestión de los mismos, el cual queda documentado en el plan de gestión, será posible llevar a cabo la planificación de las comunicaciones; el final será el plan de gestión de las comunicaciones, mismo que formará parte del plan para la dirección delproyecto.
Para ello será necesario revisar los requisitos de comunicación que tiene el proyecto, así como la tecnología de las comunicaciones y los métodos de comunicación disponibles en la organización.
5.1 Análisis de los requisitos de comunicaciones
De acuerdo a lo indicado por el PMBOK® en su inciso 10.1.2.1, “el análisis de requisitos de comunicación determina las necesidades de información delos interesados del proyecto… combinando el tipo y el formato de la información necesaria con un análisis del valor de dicha información”.
Es importante considerar también el uso racional de los recursos con los que contará el proyecto, los cuales deberán usarse únicamente para comunicar información que contribuya al logro de los objetivos del proyecto.
Otro aspecto importante a considerar esdefinir quién se comunicará con quién y sobré qué información, ya que dependiendo del número de interesados puede haber una elevada cantidad de canales de comunicación potencialmente abiertos, los cuales no todos podrán usarse eficientemente.
El PMBOK® (en el mismo inciso 10.1.2.1) establece que la información que es útil para determinar los requisitos de comunicación incluye los siguientes puntos:
•Organigramas.
• Organización del proyecto y las relaciones de responsabilidad de los interesados.
• Disciplinas, departamentos y especialidades implicadas en el proyecto.
• Número y ubicación de las personas participantes en el proyecto.
• Necesidades de información entre organizaciones.
• Necesidades de información con los medios, el público o los contratistas.
• Información específica entre losinteresados de acuerdo a la estrategia de gestión de los interesados.


5.2 Tecnología de las comunicaciones
La forma en que la información es transferida de un punto a otro varía considerablemente de según el proyecto. Puede ser desde conversaciones cara a cara o incluso reuniones de tipo virtual. El PMBOK®, en su inciso 10.1.2.2 (p. 292), enumera los siguientes factores que pueden afectar laelección de la tecnología de las comunicaciones en un proyecto:
La urgencia de la necesidad de información, esto es, si las actualizaciones son frecuentes y deben estar disponibles de inmediato.
La disponibilidad de la tecnología, es decir, si los medios de comunicación son apropiados y el proyecto justificaría una modernización.
La facilidad de uso, esto es que el personal previsto para el proyectodebe tener la experiencia y los conocimientos para el uso y el manejo de la tecnología disponible de las comunicaciones y, de ser requeridos, se tengan planeados cursos de entrenamiento para dicho manejo.
El entorno del proyecto, esto engloba si las comunicaciones serán de manera presencial o virtual para los participantes.
Sensibilidad y confidencialidad de la información, esto es si se requerirátomar medidas adicionales de seguridad.
Así mismo, para poder elegir la tecnología apropiada de comunicación que se usará en un proyecto, es importante considerar los siguientes aspectos propios de la organización y del equipo del proyecto en sí:
Si la comunicación será interna o externa.
Si el comunicado será formal o informal.
Si la comunicación será entre diferentes niveles jerárquicos o entrepares.
5.3 Métodos de comunicación y técnicas analíticas
De acuerdo al inciso 10.1.2.4 de la Guía del PMBOK®, los métodos de comunicación pueden clasificarse en las siguientes categorías:
Comunicación interactiva: se trata de un intercambio de información multidireccional, como por ejemplo reuniones, llamadas telefónicas, videoconferencias, etc.
Comunicación tipo push (empujar): es la enviada a...