TEMA COMPLETO DOCUMENTOS COMERCIALES

DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía oempresas.
Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o elcomerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente
En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos decomercio
Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad. 
Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
                         
Todos los soportescontables deben contener la siguiente información general:

Nombre o razón social le la empresa que lo emite. 
Nombre, número y fecha del comprobante.
Descripción del contenido del documento.
Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.







Clasificación de los documentos

Los documentos tienen muchas maneras de clasificar de acuerdo alaspecto característico de ellos:


Contables
Negociables
No negociable
Informativo

No contable


Externos
Internos


DOCUMENTOS CONTABLES

Según su función económica se dividen en:

Negociables: Son los que sirven de información sobre las condiciones de una transacción comercial por seguridad y comodidad. Con ellos se paga o se respalda una deuda.
Entre estos tenemos el cheque, la letra de cambio, el pagaré, lalibranza, factura cambiaria, certificado de depósito o CDT.


No negociables: Brindan los datos necesarios para el registro contable y no tiene carácter negociable y son: comprobante de ingreso, comprobante de contabilidad, nota débito, nota a crédito, consignación bancaria, entre otras.

Informativos: Son aquellos cuya función es administrativa y sirven para informar sobre las condiciones de unatransacción comercial y son: la cotización, pedido, remisión, kárdex.


DOCUMENTOS NO CONTABLES

Son los que contienen información sobre una determinada transacción comercial pero no se utilizan para sus contabilización, es decir, son documentos que solamente suministran una información. 

DOCUMENTOS  EXTERNOS

 Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa.Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.


DOCUMENTOS  INTERNOS

Son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.


DEFINICIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Recibo de caja: El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivorecaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una...