TEMA III MANUALES

TEMA  III: MANUALES
"El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". (Graham Kellog). "Es un registro escrito deinformación e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". (Terry G. R.).
"Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo". (Continolo G.). La importancia delos manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a laorganización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.
De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos: 1) Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como:objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc. 2) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo. 3) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevoingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. 4) Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas. 5) Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial). 6) Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectaromisiones. 7) Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo. 8) Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices. 9) Agilizar el estudio de la organización. 10) Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal. 11) Sistematizar la iniciativa, aprobación,publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización. 12) Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización. 13) Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que lo componen. Y promover el aprovechamiento racional de los recursos.
Los manuales administrativos ofrecen unaserie de ventajas que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia. Y sus Ventajas: Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc. Evitan discusiones y mal entendidos, delas operaciones. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción. Son una fuente...