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Los Sistemas de Gestión de Bases de Datos (SGBD), que son los programas informáticos que permiten crear, mantener y explotar bases de datos, son utilizados para el tratamiento, almacenaje y recuperación de información. El producto que se genera con estos sistemas es lo que denominamos base de datos.

Han sido varios los autores que han definido este concepto:

“Una base de datos es unconjunto de informaciones relativas a un mismo dominio del conocimiento, registradas en un soporte legible por ordenador y articuladas en unas unidades lógicas denominadas registros” (Codina, 1993:69).

“Una base de datos es un conjunto de información básicamente textual o alfanumérica que ha sido grabada en un soporte electrónico y que dispone, además, de un programa informático quefacilita la recuperación” (Abadal, 1997:45).

A modo de síntesis, y ya que ambas definiciones son coincidentes, podemos establecer los rasgos distintivos de las bases de datos:
- Son conjuntos de información codificada en forma de bits a partir de un sistema binario, es decir, digitalizada.
- Almacenan la información en algún tipo de soporte electrónico.
- El acceso a la información quecontienen se realiza a través de un ordenador.
- Pueden contener información de morfología diversa (textual, gráfica, numérica, alfanumérica, etc.)
- Organizan la información en registros que se encuentran estructurados en campos.
- Se crean, mantienen y explotan mediante un programa informático, los Sistemas de Gestión de Bases de Datos.

A día de hoy existe un enorme número de bases de datos, yaque prácticamente la totalidad de las disciplinas científicas y técnicas cuentan con bases de datos entre sus fuentes de información. Existen ciertas bases de datos de acceso gratuito y público, mientras que otras son comercializadas por empresas o entidades con el fin de obtener un beneficio económico a partir de su venta y distribución.

Dependiendo de la estructura en la que se puedenorganizar los datos las bases de datos se dividen en dos grupos: relacionales y documentales.

Los sistemas que gestionan las bases de datos relacionales se utilizan para gestionar la información que resulta previsible y se encuentra estructurada, es decir, para aquella referida a objetos o entidades cuyas características pueden representarse mediante tablas y valores simples. Así, se podrá tratarinformación administrativa, pero de ningún modo aquella que sea imprevisible y poco estructurada.
Las principales características de los Sistemas de Gestión de Bases de Datos Relacionales son:
- La información se encuentra estructurada en tablas (Estructura constituida por filas y columnas, en las filas quedarán representados los registros de una base de datos y en las columnas los campos).- Están basados en el modelo relacional (Permite realizar operaciones algebraicas relacionales mediante el uso de unos operadores a través de los cuales podemos crear nuevas tablas manipulando las filas y columnas de otras ya existentes).
- Requieren un sistema de representación normalizado (Que marcará las pautas que deberán seguirse para conseguir la coherencia global de la base dedatos y evitar conflictos en su funcionamiento).

Por otro lado, nos encontramos con los Sistemas de Gestión de Bases de Datos Documentales, que permiten crear registros flexibles con campos de longitud variable, repetibles, subcampos, etc., más acordes con las características de la información y de los documentos. Así mismo, facilitan el acceso a la información desde diferentes puntos, de modoque si sólo se dispone de algunos datos podemos encontrar fácilmente lo que buscamos.
Estos sistemas están formados por una serie de ficheros que facilitan la organización y el funcionamiento del sistema:
- Fichero lineal (Aquel en el que quedan almacenados los registros de acuerdo al orden en el que han sido introducidos en la base de datos).
- Fichero inverso (Listado ordenado...