Tema7

La gestión de documentos
ISO 15489

MANUAL DIRKS

AS 3490

Normativa

La gestión de documentos: normativa
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Norma ISO 15489
Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión de documentos.
documentos
Fue lanzada en su primera edición en septiembre de 2001 por el Technical Committee ISO / TC 46, Information
and Documentation, Subcommittee SC 11, Archives / Records Management.Esta norma se desarrolló en respuesta al acuerdo general entre los países miembros de la ISO, para normalizar
a nivel internacional la gestión de documentos tomando como base las normas australianas AS 4390: AS
4390.1 – 1996, AS 4390.2 – 1996, AS 4390.3 – 1996, AS 4390.4 – 1996, AS 4390.5 – 1996 y AS 4390.6 – 1996 .
OBJETIVO: la adecuada gestión de los documentos de archivo de una organización.Garantizar que una organización sea capaz de crear, conservar, y utilizar los documentos de archivo que
necesita.

La gestión de documentos: normativa
Consta de dos partes:
1.- ISO 15489-1:2001.15489-1:2001 que proporciona una guía sobre como gestionar los
documentos de archivo.
2.- ISO/TR 15489-2:2001.15489-2:2001 un informe técnico que proporciona una metodología para
su implantación.
Tanto laparte general como el informe técnico se aplica a los documentos en cualquier
formato o soporte, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada durante el
transcurso de sus actividades
El informe técnico se basa en gran medida en la metodología DIRKS (Design and
Implementation of a Record Keeping System), basada a su vez en la metodología propuesta
por la norma australiana degestión de documentos antecedente AS 4390.
Este informe técnico puede resultar una buena guía para los gestores de documentos,
documentos
especialmente para aquellos que necesitan construir e implantar un programa de gestión de
documentos partiendo de cero.

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Metodología ISO 15489

Paso A: Investigación preliminar.
Paso B: Análisis de la
actividades comerciales.
PasoC: Identificación de los
requerimientos en materia de
gestión de documentos.
Paso D: Evaluación de los
sistemas existentes.
Paso E: Identificación de
estrategias para satisfacer los
requerimientos en materia de
gestión de documentos.
Paso F: Diseño de un sistema de
gestión de documentos.
Paso G: Implementación de un
sistema de gestión de
documentos.
Paso H: Revisión posterior a la
implementación.La gestión de documentos: normativa
Paso A: Investigación Preliminar

El objetivo principal de esta primera etapa es identificar y documentar el papel que
juega nuestra organización.

Esto es, identificar y documentar su estructura; contextos administrativo, legal,
comercial y social en los que opera y principales factores que influyen en sus
necesidades de crear y mantener documentos; quedandoidentificadas siempre
posibles áreas de riesgos.

Este paso, por tanto, nos proporciona una visión general de:
• los puntos fuertes y débiles en las prácticas de gestión de documentos de
nuestra organización,
• la actividad que desempeña y
• sus principales partes componentes.

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Para llevarla a cabo, tendremos que realizar las siguientes tareas:
• Determinar elalcance de la investigación.
• Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas.
• Documentar la investigación.
• Preparar un informe final.
Y para realizar estas tareas, a su vez, necesitaremos:
• Acceder a las fuentes de información internas (informes anuales, guías
internas, manuales de procedimiento, políticas corporativas, etc.)
• Acceder a las fuentes de información externas(legislación que afecte a
la organización, normas de gestión de registros y códigos de las mejores
prácticas).
• Acceder a personal con un alto conocimiento de la organización.

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Una vez realizada esta investigación preliminar, obtendremos:
• por un lado, un conocimiento de nuestra organización y de los contextos
en los que opera;
• por otro, una apreciación...