Temas Variados

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

CURSO 307333

SEMANA 2















TUTORA

Mónica María Marín Atehortúa

correo mmarina@misena.edu.co
































































































ADMINISTRACION DOCUMENTAL: La AdministraciónDocumental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o   grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

CASILLERO: Mueble con variasdivisiones sin cajones ni cierres particulares, para guardar los documentos previamente clasificados; por ejemplo: cartas, revistas, folletos, etc

CLASIFICACION: Es la labor intelectual y física que consiste en separar la documentación de acuerdo con unos criterios predeterminados, ésta puede ser:
• Clasificación de Fondos
• Clasificación de Secciones y Subsecciones
• Clasificación de Series ySubseries
• Se hace en grupos jerárquicos, llamados fondos, secciones y series documentales. Sigue el modelo orgánico de la Institución, ya que el archivo es la imagen de la misma, la estructura orgánica de esa queda cristalizada en dicha clasificación.
Cabe anotar que todo ello se debe realizar bajo los principios de procedencia y de respeto de orden original.
CONSERVACIÓN :Conjunto demedidas tomadas para asegurar el buen estado físico de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa
CRONOLOGICO: Listado Consecutivo de fechas (años, meses, días) los cuales se tiene en cuenta para archivar u ordenar los documentos
DOCUMENTACION: La documentación como ciencia documental se podría definir (a grandes rasgos) como la ciencia del procesamiento de la información.Integradora y globalizadora, se trata de una ciencia enriquecedora y generalista, de ámbito multidisciplinar o interdisciplinar. Las ciencias de la documentación engloban, según la mayoría de los autores: la biblioteconomía, la archivística, la documentación y la museología.
DOCUMENTO: Se refiere a un escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algoEPISTOLAR: Carta o misiva que se escribe a alguien
ESTRUCTURA FUNCIONAL: La mayoría de las organizaciones comienzan como aventuras empresariales con una estructura simple, la forman los jefes y sus empleados, no es complicada. Su grado de departamentalizacíon es baja, la autoridad es demasiado centralizada, cae la responsabilidad total sobre una solo persona, casi no se puede encontrar nada deformalidad. Resulta inadecuada cada vez mas al crecer la organización. Si la estructura no se cambia es posible que la empresa pierda territorio en el mercado y fracase.
Por razones de diseño las empresas no conserva sus estructuras simples, llega un momento en el que hay que contratar mas empleados para hacer frente a sus necesidades adicionales de operación a un mayor volumen, a medida que aumentanlos empleados la estructura organizacional tiente a ser mas especializada y formal cuando los factores de contingencia como el tamaño, favorecen un diseño burocrático o mecanista los mas probable es que se utiliza la ESTRUCTURA FUNCIONALLa estructura funcional amplía a toda la organización el concepto de la departamentalización funcional. Bajo una estructura funcional la gerencia diseña unaorganización basada en la idea de agrupar las especialidades ocupacionales que son similares o relacionadas, la fuerza estructural funcional reside en las ventajas de ahorro de costos que pueden lograrse en virtud de la organización al reunir las especialidades de carácter similar se logra obtener economías de escala, se minimiza la duplicación de personas y equipo y se consigue que los empleados...