Temas Variados

ómo podemos tener control y acceso de los documentos?




* Para tener un buen control y acceso de los documentos debemos conocer bien el sistema de clasificación que estamos utilizando.
* Antes de establecer un nuevo sistema debemos evaluar el existente mediante un estudio de viabilidad o necesidades.
* Podemos utilizar tanto un sistema manual como un sistemacomputadorizado.
* Si utilizamos un sistema manual debemos establecer un plan sistemático para la transferencia de los documentos, definir los documentos activos, semiactivos e inactivos.
* Mantener un buen registro sobre el Archivo Histórico del negocio o empresa.
* Para los documentos inactivos se deben estudiar los diferentes sistemas de almacenamiento que resulten en un bajo costo.
* Esimportante tener conocimiento sobre las leyes que regulan la información personal y la conservación de documentos.
* Establecer un sistema de cargo, para que así se sepa en todo momento qué persona tiene el documento o expediente prestado.
* Establecer sistemas para la disposición de los documentos de acuerdo a su importancia y periodo de retención.
* Establecer sistemas de seguridadpara los documentos archivados en medios electrónicos.
* Mantenernos al día con los nuevos sistemas como son la digitalización de documentos y la microfilmación

Existen diferentes sistemas de clasificación manuales los cuales podemos utilizar: Alfabético: por Nombre, Asunto o Localización Geográfica; Numérico: en Serie, Dúplex y Decimal; Alfanumérico: por Asunto y Fonético; el sistemaCronológico y el sistema de clasificación uniforme.

Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ofrecen poder localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar de origen, sea en la empresa o fuera de ésta mediante una computadora, al eliminar el alquiler de Centros de Documentos para material inactivo, se logra mayor productividad y unareducción en los costos a largo plazo.

Existen empresas que se dedican a utilizar programas de códigos de barra para indexar los documentos microfilmados, reduciendo la posibilidad de errores. Existen métodos automatizados para tener un mejor control y acceso de los documentos. Cada día recibimos más información mediante medios electrónicos como son los "e-mails". Los mensajes electrónicos o "e-mails"son utilizados diariamente para intercambio de información. Estos mensajes pueden contener texto, datos, gráficos, mensajes de voz y vídeo.

Los cambios en los sistemas computadorizados también impactaron los sistemas de micrografía, integrando la tecnología de las computadoras con la tecnología para la microfilmación.

Algunos de estos sistemas son:

Filmación de egresos o de datos desalida de computadora

COM- Computer Output Microfilm, este proceso filma de la computadora la información, sin tener la necesidad de imprimirla en papel. Este sistema nos permite reducir el papel, el costo de la microficha es menor y economiza espacio en la conservación de documentos.

Recuperación de Información con ayuda de la computadora

CAR-Computer Assisted Retrieval

Prepara un índicecomputadorizado del contenido de cada rollo y la localización exacta de cada imagen. Cuando se quiere consultar algún documento en el índice computadorizado, se obtiene la información del rollo y la localización de la imagen. Esta tecnología puede utilizar los Códigos de Barra "Bar Code", lo cual facilita el proceso de indexar los documentos microfilmados. Se utiliza para la identificaciónautomática de documentos.

Transferencia de egresos de computadora a discos ópticos

COLD-Computer-Output-to Laser-Disk

En este sistema la información se graba en la superficie del disco por medio de rayos láser. La capacidad de almacenamiento de los discos ópticos es alta, logrando almacenar 300,000 páginas. Algunos beneficios del disco óptico son: reducción en los costos de almacenamiento y...