Temas Variados

DOCUMENTO DE TRABAJO AGN
ANEXO 1: PRODUCCIÓN DOCUMENTAL .................................................................... 3
1.1 FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD, CONSULTADOS Y
ADAPTADOS SEGÚN LA NORMA ICONTEC 3393 O LA QUE LA MODIFIQUE O
ACTUALICE)....................................................................................................................... 3
1.1.1 NOTAINTERNA ...................................................................................................... 3
1.1.2. MEMORANDO ....................................................................................................... 6
1.1.3. CIRCULAR ............................................................................................................. 9
1.1.4ACTA...................................................................................................................... 13
1.1.5. CARTAS ................................................................................................................ 19
1.2. MANUAL DE FORMAS PERTENECIENTE A LA ENTIDAD............................... 22
1.3. DIRECTRICES GENERALES PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL.......... 22
1.3.1.DILIGENCIAMIENTO DE SOBRES PARA EL ENVÍO DE DOCUMENTOS..... 22
1.3.2. MARCACIÓN DE ETIQUETAS Y RÓTULOS...................................................... 22
1.3.3. TÉCNICAS DE IMPRESIÓN ................................................................................ 22
1.3.4. TIPOS DE SOPORTES ......................................................................................... 231.3.5. DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL......................................................................... 23
1.4. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - APROBADA O VIGENTE .............. 23
1.4.1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN 24
ANEXO 2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS................................................................. 25
2.1 MEDIOS DERECEPCIÓN.......................................................................................... 25
2.2 PLANILLA DE REGISTRO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES
OFICIALES (AGN FORMATO DIGITAL) ...................................................................... 25
2.3 PLANILLA DE DOCUMENTOS INFORMATIVOS ................................................. 25
2.4 PLANILLA DE DOCUMENTOS INTERNOS........................................................... 25
2.5 PLANILLA PARA DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA
RECIBIDA.......................................................................................................................... 25
2.6 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS ..................... 25
2.7 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS ...................... 26
2.8ALISTAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS .......................... 28
2.9 CONSTANCIAS DE ENVÍO....................................................................................... 28
ANEXO 3: APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.............. 29
3.1. PROMULGACIÓN DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ADOPCIÓN E
IMPLEMENTACIÓN DE LASTRD................................................................................. 29
3.2. DISEÑO DE INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE TRD........................... 30
3.2.1 CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN ARCHIVÍSTICA PARA FUNCIONARIOS
RESPONSABLES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ................................................... 30
3.2.2 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN ... 30
3.2.3. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVOCENTRAL ................ 32
3.2.4. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO ............ 32
3.2.5. SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL.............................................................................................................. 32
3.2.6. PLAN DE SEGUIMIENTO DE LA APLICACIÓN DE LAS TRD......................... 33
ANEXO 4. FOLIACIÓN...