Temas Varios

Uso práctico del sistema de Contabilidad Excel
(Parte 3 de 3)

Ya conocemos todas las funciones que pueden utilizarse como herramientas en el sistema Excel, también dominamos las diferentes maneras y formas en que podemos emplear el sistema y las ventajas que el mismo nos reporta. Quedaría entonces conocer cómo crear, archivar o modificar los diferentes documentos de trabajo creados pornosotros en el propio sistema. Como hiciéramos en las dos entregas anteriores, volvemos a insistir en que la mejor manera de aprender el uso de esta útil herramienta es interactuando con la ventana de Excel al mismo tiempo que leemos estos escritos. Pasemos entonces a ver las posibilidades de creación, archivo y modificación de un libro de trabajo existente.

Empezar un nuevo libro de trabajo Cada vezque entramos en Excel, automáticamente el sistema inicia un libro de trabajo vacío, esto sin necesidad de ninguna acción del cliente, pero supongamos que pretendemos crear otro libro nuevo, en este caso la operación de creación se denomina ‘Nuevo’. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: • • • Selecciona el menú ‘Archivo’ y elige la opción Nuevo’. bien hacerclic sobre el botón ‘Nuevo’ de la barra de herramientas, opción que aparece identificada con el ícono de una página en blanco. En caso de utilizar el botón Nuevo, aparecerá un nuevo libro automáticamente, pero si utilizamos el menú se abrirá el panel de tareas en la parte derecha de la ventana. Haz clic sobre el enlace ‘Crear un libro nuevo’ para empezar un libro de trabajo vacío. Se podríautilizar otra opción de la barra pero en estos casos se crearía el libro de trabajo a partir de otros libros ya creados. Automáticamente se abrirá un nuevo libro de trabajo.

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Es bueno recordar que la apertura de un nuevo libro de trabajo no implica que este haya sido guardado o archivado. Si no se archiva con posterioridad se corre el riesgo de

perder todos los datos al cerrar eldocumento o libro de trabajo. El acto de almacenar la información es independiente al de crear un libro de trabajo nuevo.

Guardar un libro de trabajo Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación sedenomina ‘Guardar’. También cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar. Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos. El método más común consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre. Para ello debes seleccionar el menú identificado como ‘Archivo’ y elige la opción ‘Guardar como’.Al hacer clic sobre esta opción aparecerá un recuadro con una celda en la parte superior identificada con el título ‘Guardar en’. Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro inferior identificado como ‘Nombre de archivo’, allí lo veras con su antiguo nombre, si pulsas el botón ‘Guardar’, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre elcual estamos trabajando. Quiere decir que guardarás los nuevos datos pero con el nombre anterior, por lo que seguirá archivado en las mismas condiciones anteriores pero con los nuevos elementos modificados. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos: • • • • • En el recuadro‘Guardar en’ haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad dónde vas a guardar tu trabajo. Observa cómo en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo. En el recuadro ‘Nombre de archivo’, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. y por último haz clic sobre el botón...