Temas Varios

Sistema de contabilidad general






A. Metodología para elaborar catálogo de cuentas


Al recibirse la documentación será necesario clasificarla por grupos homogéneos a fin de dirigirla al sitio en que deben quedar almacenados los datos que contiene, es decir, a las cuentas que forman la memoria de este organismo administrativo por lo que conviene, establecer esas cuentas,identificándolas con toda exactitud y formando al efecto el llamado catálogo de cuentas.

Para la elaboración del catálogo de cuentas es preciso tomar en consideración las cuentas que pueden necesitarse en vista de las actividades a que la empresa se dedique. En las empresas de cierto movimiento, con un personal numeroso en el Departamento de Contabilidad y, probablemente, con agencias, sucursales yoficinas foráneas, conviene formular un catálogo de cuentas tan amplio como las necesidades que se requieran; y redactar, además, un instructivo para el manejo de las propias cuentas.

La elaboración del catálogo puede ser en base a diferentes formas metodológicas como son:

• Numérica

Consiste en fijar un número progresivo a cada cuenta, debiendo crearse grupos de cuentas de acuerdocon la estructura de los estados financieros.

• Decimal

Consiste en conjuntar las cuentas de una empresa utilizando los números dígitos, para cada grupo, debiendo crear antes grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros, y a su vez, cada grupo subdividirlo en 10 conceptos como máximo, y así sucesivamente.

• Alfabética

Se utilizan las letras delalfabeto asignando una a cada cuenta, pero antes formando grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los Estados Financieros.

• Numérica alfabética o alfanumérica

Se usan las letras iniciales de los grupos y subgrupos, pero en el caso de que existieran dos grupos o dos conceptos con la misma letra inicial, se empleará además de la primera letra, otra que le sirva de distinción y queforma parte del nombre de la cuenta para facilitar su identificación.



• Combinado

Se ocupan dos o más sistemas anteriores.

Dentro de la metodología a usar la más consecuente es en base a la forma numérica, en la cual;

• Es recomendable elaborar un catálogo de tres o cuatro niveles, dependiendo del grado de detalle que se desee. Para tres niveles se usaría una serie dedígitos de tres-dos-tres; si es para cuatro una serie de tres-dos-dos-tres, incluso una serie de tres-dos-dos-dos.

• Clasificar las cuentas de acuerdo a la formación de los estados financieros; es decir, primero las cuentas de activo, pasivo y capital; después las de resultados acreedoras y las de resultados deudoras, y por último las de orden o especiales.

• Tomar en cuenta lascaracterísticas análogas de las cuentas para codificarlas en agrupaciones semejantes; por ejemplo las cuentas de activo circulante tienen las características de tener alta disponibilidad y movimiento constante, cualidades que no tienen los activos fijos. En el caso de los gastos de venta, primero se clasificarían todos los gastos ocasionados por los empleados y directivos: remuneraciones al personal,prestaciones al personal, contribuciones por remuneraciones, condiciones laborales, etc. y luego los que le siguen de relevancia cuantitativa o estratégica: comisiones sobre ventas, promoción de productos, gastos de almacenaje, gastos de oficina, etc.

• Segmentar el catálogo en bloques de naturaleza homóloga o análoga para una clasificación más eficiente. Por ejemplo, todos los gastos que elequipo de transporte puede ocasionar: verificación anticontaminante, tenencias, licencias de manejo, refacciones, estacionamiento, etc. Hay otros gastos que el equipo de transporte también origina como los seguros, las reparaciones etc.

A.1 Definición y usos del catálogo de cuentas

A.1.1 Definición

Como su nombre lo indica, el catálogo es una lista de todas las cuentas que pueden...