Ten Bajo Control Documentos Grandes En Word

NIVEL: BÁSICO
Una de las cuestiones más incómodas con las que se enfrentan los usuarios de grandes documentos en Word es su navegación. Sí, por extraño que parezca, y cuando hablamos de documentos de varios cientos de páginas, como memorias, trabajos de investigación o tesis doctorales, vemos a los «sufridos» usuarios machacando la rueda de navegación para ir de un sitio a otro de su grandocumento.
Es cierto que, en estas ocasiones, también puedes usar el atajo de teclado CTRL+B (buscar y reemplazar) y elegir la opción Ir a, pero, ¿qué ocurre cuando no sabes concretamente el número de la página en tu documento gigante? Frustración, ineficiencia y gran lentitud para localizar el lugar adecuado donde continuar tu trabajo.
Paso 1. Diferentes vistas
La primera técnica para manejar conéxito grandes documentos en Word 2007 es el uso de las diferentes vistas que ofrece la aplicación. La vista Esquema, a la que puedes acceder en el cuarto icono de la parte inferior de tu pantalla, te permite desarrollar los títulos de tus capítulos, ordenar lógicamente los contenidos, definir las relaciones entre ellos y, lo más importante, podrás saltar de una parte a otra con gran facilidad o moverbloques completos de contenidos en un abrir y cerrar de ojos.
Comprender correctamente la vista Esquema es muy sencillo. Word divide tu trabajo en títulos jerarquizados (los subtítulos se van adentrando visualmente con una pequeña sangría) y, al lado de cada uno, se halla el signo +. Al hacer clic en éste, verás que aparece o se oculta el contenido. El resto del texto, Word lo identifica con unbolo gris.
2_opciones_vista_Esquema
Ahora bien, lo más interesante son las técnicas de gestión de la vista Esquema. Si haces clic en cualquiera de los elementos con el signo +, observarás que el cursor habitual se transforma en una flecha doble. Arrastra el elemento deseado para colocarlo a un nivel concreto tanto de título (desplazándolo a izquierda o derecha tomando como referencia la líneavertical que aparece), como de posición general (arrastrando arriba y abajo y tomando como referencia la línea horizontal que aparece según el caso). Como puedes imaginar, esta técnica en un gran documento, supone un ahorro de tiempo y disgustos en la correcta organización de los contenidos. Simplemente arrastrando y soltando bloques podrás reorganizar tu material en minutos.
Por otro lado, puedesrealizar estas mismas acciones de forma más mecánica desde la pestaña Esquema, en el grupo de herramientas de esquema. Con la ayuda de botones de flecha, el desplegable de nivel de título y las flechas arriba y abajo y los signos + y - para desplegar o recoger el contenido, lograrás los mismos resultados que arrastrando y soltando elementos.
Paso 2. El Diseño de impresión
Para facilitarte lanavegación de forma rápida por complejos documentos también puedes usar la vista de Diseño de impresión, accesible desde el primer icono con aspecto de página de texto y líneas impresas situado en la parte inferior de la pantalla. Hecho esto, ve a la parte de arriba y selecciona la pestaña Vista. En el grupo de opciones, Mostrar y ocultar, haz clic en el cuadro de selección Mapa del documento. Seactiva un área a la izquierda de la pantalla de trabajo donde verás la estructura actual de tu documento gigante.
3_mapa_del_documento
Es evidente que debes haber creado una tabla de contenidos previamente para ver algo similar a lo que se muestra en la imagen. Si haces clic en los signos +, se abren los contenidos asociados al principio de cada capítulo. Si haces clic en un elemento concreto, irása esa parte del documento y el cursor estará preparado para comenzar la edición de textos.
Paso 3. Verlo en miniatura
Otra opción es seleccionar del menú desplegable la caja de selección Vistas en miniatura; lo que facilitará una referencia visual a la izquierda de tu extenso trabajo para ir a una página concreta rápidamente. Esta opción resulta muy efectiva si tu documento contiene...