Teoría y diseño de la organización formal

Teoría Y Diseño De La Organización Formal

Definición de organización formal

Es la sumatoria de una estructura organizacional y de los sistemas administrativos empleados para que esa estructura pueda operar.

Teoría de la organización formal

La teoría de las organizaciones explica como operan y se comportan las organizaciones.
Teoría de la Organización Formal: es una parte de la Teoríade las Organizaciones; la que se refiere a la forma e instrumentos de su estructuración y articulación interna. Proporciona principios y técnicas para el logro de la mayor eficiencia posible por parte de los órganos y las personas que forman la empresa.

Elementos de la organización formal

1. Estructura organizativa: está formada por órganos que se vinculan o conectan entre sí en base adiferentes tipos de relaciones formales. Compuesta por las unidades administrativas, las relaciones formales entre dichas unidades y los niveles jerárquicos que éstas ocupan.

2. Órganos: surge como consecuencia de la división del trabajo y tiene a su cargo el ejercicio de una o más funciones o parte de ellas, que contribuyen al logro de los objetivos en determinado nivel jerárquico. Los órganosreciben el nombre de Divisiones, Departamentos, Secciones, Sectores, etc.

3. Función: Conjunto de actividades homogéneas. Ej.: la función de comercialización agrupa todas las actividades afines a la misma.

4. Actividad: Conjunto de tareas. Las actividades se llevan a cabo mediante procedimientos.

5. Procedimientos: son un conjunto de operaciones generalmente secuencialmente vinculadas y sumétodo o forma de ejecución.

6. Proceso: Conjunto de actividades que recibe a uno o más insumos y crea un producto de valor para el cliente.

7. Nivel jerárquico: Eslabón dentro de la estructura organizativa en el cual se encuentran órganos con un similar grado de autoridad y responsabilidad con relación a los objetivos de la organización.

8. Relaciones formales:
De subordinación:Llamada también de autoridad lineal. Es la que existe entre un jefe y sus subordinados directos.
De Asesoría: Es conocida también como “staff” y existe entre los órganos que tienen por objeto aconsejar e informar a los órganos de línea. Son consejos que pueden ser aceptados o no por el jefe de línea a quien aconsejan.
Funcional o de Mando Especializado: esta relación es la que existe entre unórgano o un cargo especializado en determinada función, que puede dar instrucciones a otros jefes de línea o a sus subordinados, sobre el método de ejecución de la actividad de la cual es responsable. (autoridad funcional).
De representación personal: tienen lugar cuando un funcionario de confianza recibe autorización para representar a un superior jerárquico, generalmente inmediato y paraactuar en su nombre.
De servicio: Esta relación aparece cuando se han concentrado en un solo órgano determinadas actividades en apoyo de otros órganos a los que no están subordinados directamente, como los servicios de intendencia, de mensajería, de mantenimiento, etc.
De coordinación: existe entre órganos del mismo nivel, para coordinar las actividades en que intervienen varias áreas deespecialización. Generalmente se ejercen a través de comités.
De revisión o de control: Es el caso de los órganos de auditoria interna. Su función es revisar sistemáticamente las operaciones realizadas por los demás órganos de la institución, para comprobar que su actuación se ajusta a las normas y procedimientos establecidos.

Lo más común es que se representen sólo las relaciones de línea,las de asesoría y a veces las de autoridad funcional.

9. Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el cumplimiento de actividades y de la respectiva función, acompañados con frecuencia de políticas.

10. Políticas: Guías para la toma de decisiones.

11. Operaciones: Cada uno de los pasos o acciones que es necesario ejecutar...