Teoria de Manuales Administrativos

1.2 MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los Manuales Administrativos son instrumentos que contienen información sistemática sobre la historia, objetivos, políticas, funciones, estructuras y especificaciones, de puestos y/o procedimientos de una institución o unidad administrativa, y que conocidos por el personal sirve para normar su actuación y ayudar al cumplimiento de la misma.
La tarea de elaborarmanuales administrativos se considera como una función de 
mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la 
dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y 
procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado 
puede ser un valioso instrumento administrativo. 

En esencia, los manualesadministrativos representan un medio de comunicación de las 
decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma 
sistemática la información administrativa. 


Concepto
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización,como las instrucciones y lineamientos para que desempeñe mejor sus tareas.




Otros conceptos
"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa". A. Reyes Ponce.
"Elmanual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". Graham Kellog.
"Es un registro escrito de información e instrucciones queconciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". Terry G. R.
"Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo". Continolo G.
Etapas para la elaboración de manualesadministrativos
Para la elaboración de los Manuales Administrativos no existen reglas universales, ni metodologías pre-establecidas, solamente existen lineamientos lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma:
RECOPILACION DE INFORMACION

INTERPRETACION Y DISEÑO DE LA INFORMACION

ELABORACION DEL MANUAL

APROBACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL

RECOPILACION DEINFORMACION:
La recopilación de información dependerá de las condiciones específicas del manual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el objetivo general y los objetivos específicos del Manual, definir a quienes estará dirigido, los términos que serán utilizados dentro de él y todos aquellos aspectos técnicos que se adecúen a las características particularesdel documento.
La información debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organización, obviamente para la elaboración de Manuales de tipo general, la información debe ser recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para la elaboración de los Manuales específicos la información debe ser recopilda directamente de los responsables de los procesos y las funciones objeto deestudio.
La información puede ser recopilada a través de entrevistas directas con el personal, cuestionarios y por medio de la observación directa, es recomendable utilizar las tres técnicas e interrelacionar la información resultante en cada una de ellas.
INTERPRETACION Y DISEÑO DE LA INFORMACION:
La etapa de interpretación y diseño de la información, no es más que darle forma a la...